Ein Portal ist kein technisches Projekt, sondern eine Änderung der Arbeitsteilung mit dem Mandanten. Wer es als Zusatzangebot einführt, erreicht 3 von 200 Mandaten.
Was der Mandant davon hat
Belegübergabe ohne Termin, Einsicht in den Bearbeitungsstand, Zugriff auf Auswertungen und Bescheide, eine Ablage, die auch nach 5 Jahren noch auffindbar ist. Vier Punkte.
Der zweite ist der, den Mandanten am häufigsten nennen. Die Frage, wo eine Sache steht, ist der häufigste Anruf in jeder Kanzlei, und sie lässt sich ohne Anruf beantworten.
Im Erstgespräch wirkt das als Unterscheidungsmerkmal, weil es eine konkrete Aussage über die Zusammenarbeit ist und keine über die Qualität der Beratung.
Was die Kanzlei davon hat
Weniger Belegtransporte, weniger Rückfragen, weniger Statusanrufe. Bei 200 Mandaten und durchschnittlich 4 Statusanrufen im Jahr sind das 800 Anrufe zu je 4 Minuten, also rund 53 Stunden.
Und eine bessere Belegqualität, wenn das Portal Pflichtfelder vorgibt. Fehlende Rechnungsangaben fallen beim Einreichen auf und nicht 6 Wochen später.
Rechnen Sie dem den Einführungsaufwand entgegen: rund 30 Minuten Einweisung je Mandat. Bei 200 Mandaten sind das 100 Stunden einmalig, die sich innerhalb von 2 Jahren ausgleichen.
| Punkt | Wert |
|---|---|
| Nutzen 1 | Belegübergabe ohne Termin |
| Nutzen 2 | Einsicht in den Bearbeitungsstand |
| Nutzen 3 | Zugriff auf Auswertungen und Bescheide |
| Nutzen 4 | auffindbare Ablage über Jahre |
| Häufigster Anruf | Frage nach dem Bearbeitungsstand |
| Bei 200 Mandaten | rund 800 Statusanrufe im Jahr |
| Zeitwert | rund 53 Stunden |
| Einweisung je Mandat | rund 30 Minuten |
| Bei 200 Mandaten | 100 Stunden einmalig |
| Ausgleich | innerhalb von rund 2 Jahren |
| Zugriffsrechte | je Mandat, bei verbundenen Mandaten getrennt |
| Aufbewahrung | 10, 8 und 6 Jahre je nach Unterlage |
| Mandatsende | Zugriff schriftlich regeln, mit Frist und Umfang |
| Einführung | Standard für neue Mandate, Bestand in Gruppen |
Die Pflichten daran
Die Verschwiegenheitspflicht gilt unverändert. Zugriffsrechte sind je Mandat zu vergeben, und bei verbundenen Mandaten getrennt.
Die Aufbewahrungspflichten bleiben bestehen: Bücher und Abschlüsse 10 Jahre, Buchungsbelege 8 Jahre, sonstige Unterlagen 6 Jahre, jeweils ab Schluss des Kalenderjahres. Ein Portal ersetzt kein Archiv, solange die Frist nicht abgedeckt ist.
Und die Frage, was bei Mandatsende geschieht. Regeln Sie den Zugriff nach Beendigung schriftlich, mit Frist und Umfang. Ohne diese Regelung entsteht der Streit genau dann, wenn die Beziehung ohnehin belastet ist.
Die Einführung
Nicht als Angebot, sondern als Standard für neue Mandate. Ein Portal, das nur auf Nachfrage genutzt wird, erreicht die 20 Mandanten, die ohnehin gut organisiert sind.
Für den Bestand in Gruppen: erst die 30 Mandate mit dem höchsten Belegaufkommen, dann die übrigen. Der Nutzen ist dort am größten, und die Erfahrung aus den ersten 30 trägt die restlichen 170.
Und mit 1 Ansprechpartner in der Kanzlei für alle Fragen zum Portal. Verteilte Zuständigkeit führt dazu, dass Mandanten wieder anrufen, und der Zeitgewinn verschwindet in genau diesen Anrufen.
Quellen
Häufige Fragen
Was überzeugt Mandanten am Portal?
Die Einsicht in den Bearbeitungsstand. Die Statusfrage ist der häufigste Anruf in jeder Kanzlei.
Wie hoch ist der Einführungsaufwand?
Rund 30 Minuten Einweisung je Mandat, bei 200 Mandaten also etwa 100 Stunden einmalig.
Ersetzt ein Portal das Archiv?
Nur wenn es die Aufbewahrungsfristen von zehn, acht und sechs Jahren abdeckt.
Was ist bei Mandatsende zu regeln?
Der Zugriff nach Beendigung, schriftlich, mit Frist und Umfang.