Steuerliche Änderungen betreffen selten alle Mandanten gleichzeitig. Eine Rundmail an 300 Empfänger, von denen 40 betroffen sind, erzeugt 260 Abmeldungen im Wartestand.
Die Rechtsgrundlage
Eine unzumutbare Belästigung ist stets anzunehmen bei Werbung unter Verwendung elektronischer Post ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten. Das ist der Regelfall.
Abweichend davon gilt eine Ausnahme für Bestandskunden mit 4 Bedingungen: die Adresse stammt aus dem Verkauf einer Leistung, sie wird für eigene ähnliche Leistungen genutzt, der Kunde hat nicht widersprochen, und er wird bei Erhebung und bei jeder Verwendung auf das Widerspruchsrecht hingewiesen.
Berufsrechtlich gilt zusätzlich: Werbung ist erlaubt, soweit sie sachlich unterrichtet und nicht auf einen Auftrag im Einzelfall gerichtet ist. Ein Newsletter über Gesetzesänderungen erfüllt beides.
Der Zuschnitt
Drei bis 5 Verteiler statt eines: Unternehmen mit Beschäftigten, Unternehmen ohne Beschäftigte, Privatpersonen mit Vermietung, Vereine, Existenzgründer.
Eine Änderung im Meldeverfahren geht an den ersten Verteiler und an keinen anderen. Damit sinkt die Zahl der Sendungen je Empfänger, und die verbleibenden werden gelesen.
Bei 300 Empfängern in 4 Verteilern und 6 Sendungen im Jahr entstehen 6 Texte, aber nur rund 450 Zustellungen statt 1.800. Der Aufwand bleibt gleich, die Belastung der Empfänger sinkt um drei Viertel.
| Punkt | Regel oder Wert |
|---|---|
| Regelfall | vorherige ausdrückliche Einwilligung |
| Bestandskundenausnahme | 4 Bedingungen, alle zusammen |
| Bedingung 4 | Hinweis auf Widerspruchsrecht bei jeder Verwendung |
| Berufsrecht | sachliche Unterrichtung ohne Einzelfallbezug |
| Verteiler | 3 bis 5 statt einem |
| Beispiele | mit Beschäftigten, ohne Beschäftigte, Vermietung, Vereine, Gründer |
| Bei 300 Empfängern und 4 Verteilern | rund 450 statt 1.800 Zustellungen |
| Sendungen im Jahr | 6 |
| Aufbau | 1 Hauptthema, höchstens 2 kurze Hinweise |
| Hauptthema | Änderung, Betroffene, Frist, Rechtsfolge, Fundstelle |
| Ausgeschlossen | Mandatsbezüge, auch anonymisiert |
| Ausgeschlossen | Ansprache eines erkennbar konkreten Falls |
| Absender | Kanzleiname, nicht verschleiert |
| Abmeldeweg | gültige Adresse, nur Übermittlungskosten |
Der Inhalt
Je Sendung 1 Hauptthema und höchstens 2 kurze Hinweise. Das Hauptthema mit Änderung, Betroffenen, Frist, Rechtsfolge und Fundstelle.
Keine Mandatsbezüge, auch keine anonymisierten Fälle, die für Ortskundige zuzuordnen wären. Die Verschwiegenheitspflicht bezieht sich auf alles, was in Ausübung des Berufs bekannt geworden ist.
Und keine Handlungsaufforderung im Einzelfall. Der Hinweis, dass die Kanzlei zur Prüfung zur Verfügung steht, ist zulässig; die Ansprache eines erkennbar konkreten Falls ist es nicht.
Die Pflichtelemente
Absender mit Kanzleiname, denn die Identität des Absenders darf nicht verschleiert oder verheimlicht werden. Ein Versanddienst mit fremdem Absendernamen verstößt dagegen.
Eine gültige Adresse, an die der Empfänger eine Aufforderung zur Einstellung solcher Nachrichten richten kann, ohne dass dafür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.
Und der Hinweis auf das Widerspruchsrecht bei jeder Verwendung. Das ist die vierte Bedingung der Bestandskundenausnahme und die, die am häufigsten fehlt.
Prüfen Sie die Vorlage einmal jährlich gegen diese 3 Elemente. Der Abmeldelink ist der Punkt, der in der Praxis am häufigsten ausfällt, etwa nach einem Wechsel des Versandwegs, und ein Newsletter ohne funktionierenden Abmeldeweg erfüllt die Voraussetzungen ab der ersten Sendung nicht mehr.
Quellen
Häufige Fragen
Braucht ein Kanzleinewsletter eine Einwilligung?
Im Regelfall ja. Ohne Einwilligung greift nur die Bestandskundenausnahme mit ihren vier Bedingungen.
Wie viele Verteiler sind sinnvoll?
Drei bis fünf, getrennt nach Mandantengruppe.
Dürfen Fälle aus der Kanzlei geschildert werden?
Nein, auch nicht anonymisiert, wenn sie für Ortskundige zuzuordnen wären.
Welche Bedingung wird am häufigsten übersehen?
Der Hinweis auf das Widerspruchsrecht bei jeder einzelnen Verwendung.