Eine Kanzleinachfolge ist für Mandanten die Frage, wer im nächsten Jahr ihre Abgabe verantwortet. Wer diese Frage erst mit dem Übergabetermin beantwortet, verliert einen Teil des Bestands genau dazwischen.
Der Zeitplan
Beginnen Sie 18 bis 24 Monate vorher. Der Nachfolger arbeitet zunächst in den Mandaten mit, danach führt er sie, zuletzt wechselt die Verantwortung formal.
Kommunizieren Sie in 3 Stufen: erst die Aufnahme des Nachfolgers, dann die Zuordnung je Mandat, zuletzt der Übergabetermin. Jede Stufe mit eigenem Anlass und eigener Nachricht.
Der häufigste Fehler ist die Zusammenfassung aller 3 Stufen in einem Schreiben 4 Wochen vor der Übergabe. Es beantwortet alle Fragen gleichzeitig und lässt keine Zeit für die Reaktion darauf.
Was jedem Mandanten zu sagen ist
Wer künftig zuständig ist, ab wann, und was gleich bleibt. Drei Angaben, persönlich bei den 30 größten Mandaten und schriftlich bei den übrigen.
Der dritte Punkt wird am häufigsten weggelassen und ist der wichtigste. Gleiche Ansprechpartner in der Sachbearbeitung, gleiche Abläufe und gleiche Vergütungsgrundlage nehmen der Nachricht die Unruhe.
Und ein persönliches Gespräch mit dem Nachfolger vor dem Wechsel, nicht danach. Ein Mandant, der den Nachfolger kennt, prüft keine Alternativen.
Die Verschwiegenheit bei der Übergabe
Die Pflicht besteht nach Beendigung des Mandats fort und gilt auch gegenüber dem Nachfolger. Die Weitergabe der Handakten setzt eine Entbindung durch den Mandanten voraus.
Holen Sie diese Erklärung rechtzeitig ein, schriftlich, mit Umfang und Empfänger. Bei 350 Mandaten sind das 350 Schreiben, von denen nach 4 Wochen erfahrungsgemäß rund 60 Prozent zurückkommen.
Planen Sie deshalb 2 Runden ein. Diese beiden Runden bestimmen den Zeitplan der gesamten Übergabe, nicht der notarielle Termin.
| Punkt | Wert |
|---|---|
| Vorlauf | 18 bis 24 Monate |
| Stufe 1 | Aufnahme des Nachfolgers |
| Stufe 2 | Zuordnung je Mandat |
| Stufe 3 | Übergabetermin |
| Häufigster Fehler | alle 3 Stufen in einem Schreiben |
| Je Mandant zu sagen | wer, ab wann, was gleich bleibt |
| Persönlich | die 30 größten Mandate |
| Wichtigster Punkt | was unverändert bleibt |
| Verschwiegenheit | besteht nach Mandatsende fort |
| Handaktenweitergabe | nur mit Entbindung |
| Bei 350 Mandaten | 350 Schreiben, rund 60 Prozent Rücklauf |
| Runden | 2 |
| Abwickler | Bestellung durch die Kammer, in der Regel 1 Jahr |
| Treuhänder | bis zu 3 Jahre, ausnahmsweise 1 Jahr mehr |
| Kosten des Treuhänders | für Rechnung der Erben |
Die ungeplanten Fälle
Ist ein Steuerberater gestorben, kann die zuständige Steuerberaterkammer einen anderen Berufsangehörigen zum Abwickler der Praxis bestellen. Der Abwickler ist in der Regel nicht länger als für 1 Jahr zu bestellen, verlängerbar um jeweils höchstens 1 Jahr.
Ihm obliegt es, die schwebenden Angelegenheiten abzuwickeln; er führt die laufenden Aufträge fort.
Soll die Praxis auf eine Person übertragen werden, die noch nicht zur Hilfeleistung in Steuersachen befugt ist, kann die Kammer auf Antrag der Erben für bis zu 3 Jahre einen Treuhänder bestellen, in Ausnahmefällen um 1 weiteres Jahr verlängerbar. Er führt sein Amt unter eigener Verantwortung, jedoch für Rechnung und auf Kosten der Erben.
Quellen
Häufige Fragen
Wie früh sollte die Nachfolge angekündigt werden?
18 bis 24 Monate vorher, in drei Stufen mit eigenen Anlässen.
Was ist jedem Mandanten zu sagen?
Wer künftig zuständig ist, ab wann, und was unverändert bleibt.
Dürfen Handakten an den Nachfolger übergeben werden?
Nur mit Entbindung von der Verschwiegenheitspflicht durch den Mandanten.
Was passiert im Todesfall ohne Regelung?
Die Kammer kann einen Abwickler bestellen, in der Regel für ein Jahr, oder auf Antrag der Erben einen Treuhänder für bis zu drei Jahre.