Auf eine Bewertung zu antworten ist bei einer Kanzlei kein Kommunikationsthema, sondern ein berufsrechtliches. Wer die Sachlage richtigstellt, bestätigt damit ein Mandat.
Was ins Profil gehört
Die Fachgebiete als Einzeleinträge: Jahresabschluss, Lohnabrechnung, Existenzgründungsberatung, Betriebsprüfungsbegleitung, Nachfolge, Vermietungseinkünfte. Sechs eigene Anknüpfungspunkte.
Die Öffnungszeiten und die Erreichbarkeit am Telefon, getrennt voneinander. Viele Kanzleien sind länger telefonisch erreichbar als für Besuche geöffnet, und diese Unterscheidung ist im Profil abbildbar.
Und die Sonderzeiten. Eine geschlossene Kanzlei zwischen den Feiertagen, die im Profil als geöffnet steht, erzeugt genau die Erfahrung, die anschließend bewertet wird.
Der Rahmen für die Antwort
Die Verschwiegenheitspflicht bezieht sich auf alles, was in Ausübung des Berufs bekannt geworden ist. Sie gilt nicht für Tatsachen, die offenkundig sind oder ihrer Bedeutung nach keiner Geheimhaltung bedürfen.
Eine öffentliche Bewertung macht das Mandat nicht offenkundig im Rechtssinn. Wer antwortet, es habe 3 Fristverlängerungen und 2 nicht eingereichte Belege gegeben, offenbart Mandatsinhalte.
Die zulässige Antwort bestätigt nichts und bestreitet nichts. Sie verweist auf die Verschwiegenheitspflicht und bietet ein Gespräch an. Zwei Sätze, immer dieselben.
Der Umgang mit unwahren Bewertungen
Trennen Sie Meinungsäußerung von Tatsachenbehauptung. Eine schlechte Note ist eine Meinung, die Behauptung einer nicht erfolgten Abgabe ist eine Tatsachenbehauptung.
Unwahre Tatsachenbehauptungen und Bewertungen ohne Mandatsverhältnis lassen sich beim Portal melden. Dokumentieren Sie den Vorgang mit Datum, Bildschirmfoto und Aktenzeichen, sonst beginnt jede Nachfrage von vorn.
Rechnen Sie mit 2 bis 6 Wochen Bearbeitungszeit. Antworten Sie in der Zwischenzeit trotzdem sachlich, denn die Antwort lesen die späteren Interessenten, nicht das Portal.
| Punkt | Regel oder Wert |
|---|---|
| Fachgebiete | als Einzeleinträge, nicht als Sammelbegriff |
| Beispiele | Jahresabschluss, Lohn, Gründung, Prüfung, Nachfolge, Vermietung |
| Zeiten | Öffnung und telefonische Erreichbarkeit getrennt |
| Sonderzeiten | Feiertage und Betriebsferien pflegen |
| Verschwiegenheit | alles, was in Ausübung des Berufs bekannt wurde |
| Ausnahme | offenkundige Tatsachen |
| Bewertung | macht das Mandat nicht offenkundig |
| Zulässige Antwort | weder bestätigen noch bestreiten |
| Antwortlänge | 2 Sätze, standardisiert |
| Meinungsäußerung | eine Note ist nicht angreifbar |
| Tatsachenbehauptung | unwahre Angaben sind meldbar |
| Dokumentation | Datum, Bildschirmfoto, Aktenzeichen |
| Bearbeitungszeit | 2 bis 6 Wochen |
| Zeitpunkt der Bitte | nach dem Jahresabschlussgespräch |
| Unzulässig | Vergütung oder Vorteil für eine Bewertung |
Bewertungen erbitten
Der Zeitpunkt ist nach dem Jahresabschlussgespräch, nicht mit der Rechnung. Zwischen einer Leistung und einer Zahlungsaufforderung liegt genau die Stimmung, die eine Bewertung prägt.
Die Bitte muss allgemein bleiben. Eine Vergütung oder ein Vorteil für eine Bewertung scheidet aus, und zwar unabhängig davon, wie klein er ist.
Bei 200 Mandaten und 1 Frage im Jahr entstehen erfahrungsgemäß 15 bis 25 Bewertungen über 3 Jahre. Das ist für eine Kanzlei ein hoher Wert, weil das Feld insgesamt dünn besetzt ist.
Quellen
Häufige Fragen
Darf man auf eine Bewertung inhaltlich antworten?
Nein. Eine inhaltliche Richtigstellung offenbart das Mandat und dessen Inhalte.
Wie sieht eine zulässige Antwort aus?
Zwei Sätze: Hinweis auf die Verschwiegenheitspflicht und Angebot eines Gesprächs.
Was lässt sich gegen unwahre Bewertungen tun?
Tatsachenbehauptungen und Bewertungen ohne Mandatsverhältnis lassen sich beim Portal melden, mit dokumentiertem Vorgang.
Wann fragt man nach einer Bewertung?
Nach dem Jahresabschlussgespräch, niemals gegen eine Vergütung oder einen Vorteil.