Ausfallgebühren sind zulässig, scheitern aber fast immer an zwei Sätzen, die in der Vereinbarung fehlen. Beide stehen wörtlich im Gesetz und lassen sich in einer Zeile erfüllen.
Die zwei Bedingungen für eine wirksame Pauschale
Eine Pauschale ist unwirksam, wenn sie den in den geregelten Fällen nach dem gewöhnlichen Lauf der Dinge zu erwartenden Schaden oder die gewöhnlich eintretende Wertminderung übersteigt. Die Pauschale muss also am tatsächlichen Ausfall gemessen sein.
Sie ist ebenfalls unwirksam, wenn dem anderen Vertragsteil nicht ausdrücklich der Nachweis gestattet wird, ein Schaden sei überhaupt nicht entstanden oder wesentlich niedriger als die Pauschale.
Dieser zweite Punkt ist der, an dem die meisten Vereinbarungen scheitern. Ein Satz wie: Der Nachweis eines geringeren oder ausgebliebenen Schadens bleibt ausdrücklich möglich, genügt und kostet nichts.
| Punkt | Anforderung |
|---|---|
| Bedingung 1 | Pauschale übersteigt nicht den gewöhnlich zu erwartenden Schaden |
| Bedingung 2 | Nachweis eines geringeren Schadens ausdrücklich gestattet |
| Grundlage der Höhe | Deckungsbeitrag, nicht Umsatz |
| Rechenbeispiel | 45 Euro Umsatz, 30 Prozent Wareneinsatz, rund 31 Euro |
| Begründbare Pauschale | 20 bis 25 Euro je Person |
| Gruppentisch am Samstag | zwei Sitzungen, also rechnerisch doppelt |
| Zeitpunkt der Vereinbarung | vor der Buchung, nicht in der Bestätigung |
| Nachweis | Zeitstempel der Zustimmung im System |
| Wirkung | Ausfallquote von 8 auf 3 Prozent gibt 3 Tische je Wochenende zurück |
Wie die Höhe zu begründen ist
Der erwartete Schaden ist nicht der Umsatz, sondern der Deckungsbeitrag. Bei einem durchschnittlichen Umsatz von 45 Euro je Gast und einem Wareneinsatz von 30 Prozent bleiben rund 31 Euro, und Personal steht ohnehin im Dienst.
Eine Pauschale von 20 bis 25 Euro je Person ist damit begründbar, eine von 60 Euro nicht. Halten Sie die Rechnung schriftlich fest, denn im Streitfall ist genau sie der Beleg.
Bei Gruppen ändert sich die Rechnung. Ein Tisch für 12 Personen, der leer bleibt, blockiert an einem Samstagabend zwei Sitzungen, also rechnerisch 24 Gäste, und diese Verdopplung lässt sich sauber begründen.
Wie die Vereinbarung zustande kommt
Sie muss vor der Buchung vorliegen, nicht danach. Ein Hinweis in der Bestätigungsmail nach der Reservierung ist keine Vereinbarung, weil der Gast zu diesem Zeitpunkt schon gebucht hat.
Bei telefonischer Reservierung heißt das: ein Satz im Gespräch und eine Bestätigung in Textform, in der die Bedingung wiederholt wird. Bei Online-Reservierung ein Ankreuzfeld vor dem Absenden.
Halten Sie fest, wann die Zustimmung erfolgte. Ein Zeitstempel im Reservierungssystem reicht, und er ist im Zweifel der Unterschied zwischen einer durchsetzbaren und einer wertlosen Forderung.
Was die Gebühr tatsächlich bewirkt
Nicht die Einnahme ist der Zweck, sondern die Absage. Betriebe, die eine Gebühr vereinbaren, bekommen mehr Absagen und weniger stille Ausfälle, und eine Absage 24 Stunden vorher lässt sich neu vergeben.
Rechnen Sie ehrlich: Bei 8 Prozent Ausfallquote und 60 Reservierungen je Wochenende sind das rund 5 leere Tische. Sinkt die Quote auf 3 Prozent, gewinnt der Betrieb 3 Tische zurück, und das ist der eigentliche Ertrag.
Erheben Sie die Gebühr trotzdem nur, wenn Sie sie auch durchsetzen wollen. Eine angedrohte und nie berechnete Gebühr verliert nach 2 bis 3 Monaten ihre Wirkung, weil sich das im Ort herumspricht.
Quellen
Häufige Fragen
Sind Ausfallgebühren erlaubt?
Ja, wenn die Pauschale den gewöhnlich zu erwartenden Schaden nicht übersteigt und der Nachweis eines geringeren Schadens ausdrücklich offen bleibt.
Wie hoch darf die Gebühr sein?
So hoch wie der entgangene Deckungsbeitrag. Bei 45 Euro Umsatz und 30 Prozent Wareneinsatz sind 20 bis 25 Euro je Person begründbar.
Reicht ein Hinweis in der Bestätigungsmail?
Nein. Die Vereinbarung muss vor der Buchung vorliegen, sonst hat der Gast ihr nie zugestimmt.
Was bringt die Gebühr wirklich?
Mehr Absagen statt stiller Ausfälle. Sinkt die Quote von 8 auf 3 Prozent, sind das rund 3 zusätzlich vergebene Tische je Wochenende.