Drei getrennte Pflichten hängen an der Kasse, und Betriebe erfüllen fast immer nur die erste. Die Meldung an das Finanzamt ist die, die am häufigsten vergessen wird.
Die drei Pflichten im Einzelnen
Erstens der Schutz: Das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Ohne sie ist die Kasse nicht ordnungsgemäß, gleich wie gut sie rechnet.
Zweitens der Beleg: Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle erfasst, hat dem Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall einen Beleg auszustellen. Unmittelbar heißt am Tisch oder an der Kasse, nicht später auf Nachfrage.
Drittens die Meldung: Anschaffung oder Außerbetriebnahme sind dem Finanzamt innerhalb eines Monats mitzuteilen. Diese Frist läuft ab dem Ereignis und nicht ab dem Zeitpunkt, an dem jemand daran denkt.
| Punkt | Vorgabe |
|---|---|
| Schutz | zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung |
| Beleg | im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang auszustellen |
| Meldung an das Finanzamt | innerhalb eines Monats |
| Meldepflichtige Ereignisse | Anschaffung und Außerbetriebnahme |
| Bußgeldrahmen | bis zu 25.000 Euro |
| Andere Verstöße derselben Vorschrift | 5.000 oder 10.000 Euro |
| Belege bei 120 Gästen täglich | rund 170 am Tag, über 60.000 im Jahr |
| Bonrollen im Jahr | rund 120 bei 500 Belegen je Rolle |
| Geräteliste | Seriennummer, Anschaffung, Meldung, Standort |
Was ein Verstoß kostet
Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße bis zu 25.000 Euro geahndet werden. Zum Vergleich: andere Verstöße derselben Vorschrift liegen bei 5.000 oder 10.000 Euro, dieser Bereich ist also bewusst höher angesetzt.
Die Geldbuße ist dabei nicht der teuerste Teil. Eine Kasse ohne ordnungsgemäße Aufzeichnung öffnet die Tür für eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen, und diese Schätzung fällt regelmäßig zu Lasten des Betriebs aus.
Rechnen Sie beides zusammen, bevor Sie an der Kassensoftware sparen. Der Unterschied zwischen einer geprüften und einer improvisierten Lösung ist selten vierstellig, das Risiko dahinter fast immer fünfstellig.
Die Belegausgabe im Betriebsalltag
Ein Bon je Vorgang bedeutet bei 120 Gästen am Tag und im Schnitt 1,4 Vorgängen je Tisch rund 170 Belege täglich, also über 60.000 im Jahr. Das ist ein Papierposten, den viele Betriebe unterschätzen.
Der Beleg muss ausgestellt, nicht zwingend übergeben werden. Ein elektronischer Beleg ist zulässig, wenn der Gast zustimmt, und genau hier liegt die Ersparnis für Betriebe mit hoher Frequenz.
Wer auf Papier bleibt, sollte die Rollen im Blick behalten. 60.000 Belege im Jahr sind bei 500 Bons je Rolle 120 Rollen, und ein Betrieb ohne Vorrat steht am Samstagabend ohne Beleg da.
Die Meldung, die vergessen wird
Innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme ist zu melden. Betroffen ist damit auch die alte Kasse, die aus dem Betrieb geht, und genau die wird vergessen.
Setzen Sie den Termin am Tag der Lieferung, nicht am Tag der Inbetriebnahme. Zwischen beiden liegen im Alltag schnell 3 Wochen, und dann bleiben von der Monatsfrist nur noch Tage.
Führen Sie eine Liste mit Seriennummer, Anschaffungsdatum, Meldedatum und Standort je Gerät. Bei 2 Kassen und 3 mobilen Bediengeräten sind das 5 Zeilen, und sie beantworten jede Nachfrage in einer Prüfung sofort.
Quellen
Häufige Fragen
Wie hoch ist das Bußgeld?
Bis zu 25.000 Euro. Andere Verstöße derselben Vorschrift liegen bei 5.000 oder 10.000 Euro.
Muss jeder Gast einen Bon bekommen?
Der Beleg ist im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang auszustellen. Ein elektronischer Beleg ist zulässig, wenn der Gast zustimmt.
Was ist dem Finanzamt zu melden?
Anschaffung und Außerbetriebnahme des Systems, jeweils innerhalb eines Monats.
Was ist teurer als das Bußgeld?
Die Schätzung der Besteuerungsgrundlagen, die eine nicht ordnungsgemäße Kasse ermöglicht.