Die Dokumentation ist kein Selbstzweck der Behörde, sondern der einzige Beleg, den Sie im Streitfall haben. Ohne sie steht Aussage gegen Aussage, und das verliert der Betrieb.
Die Fristen, die im Ordner nachweisbar sein müssen
Vor der erstmaligen Tätigkeit braucht jede Person eine Bescheinigung des Gesundheitsamtes, die nicht mehr als 3 Monate alt ist. Wer im März belehrt wurde und im Juli anfängt, braucht eine neue.
Nach Aufnahme der Tätigkeit belehrt der Arbeitgeber selbst, und danach alle 2 Jahre. Die Teilnahme ist zu dokumentieren.
Bescheinigung und die letzte Dokumentation der Belehrung sind beim Arbeitgeber aufzubewahren, an der Betriebsstätte verfügbar zu halten und der Behörde auf Verlangen vorzulegen. Verfügbar an der Betriebsstätte schließt das Büro zu Hause aus.
| Punkt | Vorgabe |
|---|---|
| Bescheinigung des Gesundheitsamtes | nicht älter als 3 Monate bei Tätigkeitsbeginn |
| Belehrung durch den Arbeitgeber | nach Aufnahme und dann alle 2 Jahre |
| Dokumentation | Teilnahme an der Belehrung ist zu dokumentieren |
| Aufbewahrung | beim Arbeitgeber, an der Betriebsstätte verfügbar |
| Vorlage | der zuständigen Behörde auf Verlangen |
| Hygieneschulung | Fachkenntnisse für leicht verderbliche Lebensmittel |
| Register je Person | 2 Blätter, bei 12 Beschäftigten 12 Register |
| Temperaturlisten | 3 Kühlstellen mal 365 Tage gleich 1.095 Eintragungen im Jahr |
| Erinnerung vor der Belehrung | 4 Wochen |
Was der Ordner sonst trägt
Die Schulung nach der Lebensmittelhygiene-Verordnung ist die zweite Säule. Wer leicht verderbliche Lebensmittel herstellt, behandelt oder in den Verkehr bringt, muss die entsprechenden Fachkenntnisse auf Verlangen der Behörde nachweisen.
Praktisch bedeutet das zwei getrennte Nachweise je Person: die Belehrung nach dem Infektionsschutzrecht und die Hygieneschulung. Betriebe, die beide verwechseln, haben im Zweifel nur einen von zweien.
Dazu kommen die betrieblichen Aufzeichnungen: Temperaturen, Reinigung, Wareneingang. Diese schreibt kein Paragraf Zeile für Zeile vor, sie sind aber der Beleg dafür, dass die Eigenkontrolle stattfindet.
Ein Ordner, der eine Kontrolle übersteht
Ein Register je Person mit Bescheinigung und Belehrungsnachweis. Bei 12 Beschäftigten sind das 12 Register mit je 2 Blättern, mehr nicht.
Ein Register je Kontrollpunkt mit Listen, die täglich gezeichnet werden. 3 Kühlstellen mal 365 Tage sind 1.095 Eintragungen im Jahr, und eine Liste mit Lücken ist schlechter als gar keine, weil sie belegt, dass die Kontrolle vorgesehen war und unterblieben ist.
Ein Register für Abweichungen. Was passiert ist, wann, wer entschieden hat und was mit der Ware geschah. Genau dieser Teil fehlt fast immer und ist der einzige, der zeigt, dass das System lebt.
Die Termine, die im Kalender stehen sollten
Die 2-Jahres-Belehrung je Person, mit einer Erinnerung 4 Wochen vorher. Bei 12 Personen mit unterschiedlichen Eintrittsdaten verteilt sich das über das ganze Jahr und geht ohne Kalender verloren.
Ein monatlicher Blick in die Temperaturlisten, damit Lücken innerhalb von 30 Tagen auffallen und nicht erst bei der Kontrolle.
Und ein jährlicher Durchgang durch die Abläufe selbst. Eine neue Fritteuse, ein neuer Lieferant oder eine geänderte Karte verändern die kritischen Punkte, und ein Ordner, der seit 3 Jahren gleich aussieht, beschreibt einen Betrieb, den es nicht mehr gibt.
Quellen
Häufige Fragen
Wie alt darf die Bescheinigung des Gesundheitsamtes sein?
Höchstens 3 Monate bei Aufnahme der Tätigkeit. Aeltere Bescheinigungen genügen nicht.
Wie oft muss belehrt werden?
Nach Aufnahme der Tätigkeit und danach alle 2 Jahre, jeweils dokumentiert.
Wo müssen die Unterlagen liegen?
An der Betriebsstätte verfügbar, nicht im Büro zu Hause, und der Behörde auf Verlangen vorzulegen.
Was fehlt in den meisten Ordnern?
Das Register für Abweichungen. Es ist der einzige Teil, der zeigt, dass die Eigenkontrolle tatsächlich stattfindet.