Der leere Tisch am Samstagabend ist kein Nachfrageproblem, sondern ein Erinnerungsproblem. Zwischen Buchung und Termin liegen oft 10 Tage, und genau dort geht die Reservierung verloren.
Was der Ausfall kostet
Rechnen Sie nicht in Reservierungen, sondern in Plätzen. Ein Vierertisch, der leer bleibt, kostet bei 45 Euro Durchschnittsumsatz 180 Euro, und an einem Samstag lässt er sich zweimal besetzen, also 360 Euro.
Bei 60 Reservierungen je Wochenende und 8 Prozent Ausfall sind das rund 5 Tische. Über ein Jahr mit 52 Wochenenden ergeben sich daraus Größenordnungen, die jede Investition in ein Reservierungssystem tragen.
Der zweite Verlust ist unsichtbar: Gäste, die abgewiesen wurden, weil der Tisch als belegt galt. Er taucht in keiner Statistik auf und ist oft größer als der erste.
Die Erinnerung, die wirkt
Ein Hinweis 24 Stunden vorher trifft den Punkt, an dem die Planung des Folgetags steht. Früher wird er vergessen, später ist eine Neuvergabe kaum noch möglich.
Formulieren Sie ihn als Frage, nicht als Bestätigung. Eine Nachricht, die um eine kurze Rückmeldung bittet, erzeugt Absagen, und Absagen sind das Ziel: Ein Tisch, den Sie 24 Stunden vorher zurückbekommen, ist wieder vergebbar.
Zwei Kontaktwege sind besser als einer. Wer per Nachricht nicht antwortet, reagiert oft auf einen Anruf, und bei Gruppen ab 6 Personen lohnt dieser Anruf immer.
| Punkt | Wert |
|---|---|
| Verlust je leerem Vierertisch | 180 Euro, am Samstag 360 Euro |
| Ausfall bei 60 Reservierungen | 8 Prozent gleich rund 5 Tische |
| Zeitpunkt der Erinnerung | 24 Stunden vorher |
| Form | Frage mit Bitte um Rückmeldung, nicht Bestätigung |
| Zweiter Kontaktweg | Anruf, bei Gruppen ab 6 Personen immer |
| Werbung per elektronischer Post | vorherige ausdrückliche Einwilligung nötig |
| Ausnahme bei Kundenbeziehung | 4 Bedingungen, alle müssen erfüllt sein |
| Automatische Freigabe | 15 Minuten nach der vereinbarten Zeit |
| Gruppen ohne Rückbestätigung | höchstens 8 Personen |
| Auswertung | Absagen und Ausfälle getrennt zählen |
Die rechtliche Seite des Versands
Werbung per elektronischer Post braucht grundsätzlich eine vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten. Eine reine Terminerinnerung zur bestehenden Reservierung ist keine Werbung, ein angehängtes Angebot dagegen schon.
Wollen Sie beides verbinden, greift die Ausnahme für bestehende Kundenbeziehungen nur unter 4 Bedingungen: Sie haben die Adresse im Zusammenhang mit einem Verkauf erhalten, Sie werben für eigene ähnliche Leistungen, der Kunde hat nicht widersprochen, und er wird bei Erhebung und bei jeder Verwendung klar auf sein Widerspruchsrecht hingewiesen.
Halten Sie beides deshalb getrennt: eine Erinnerung ohne Werbung, und ein Angebot nur an die, die zugestimmt haben. Diese Trennung kostet nichts und beendet die Frage.
Was Sie im System einstellen sollten
Eine Frist, ab der Tische automatisch freigegeben werden, üblicherweise 15 Minuten nach der vereinbarten Zeit. Sie muss dem Gast vorher bekannt sein, sonst ist sie ein Ärgernis statt einer Regel.
Eine Obergrenze für Gruppen ohne Rückbestätigung. Ab 8 Personen sollte niemand ohne persönlichen Kontakt reservieren können, weil dort der größte Einzelschaden entsteht.
Und eine Auswertung, die Absagen und Ausfälle getrennt zählt. Steigen die Absagen und sinken die Ausfälle, arbeitet das System genau richtig, auch wenn die Gesamtzahl der Reservierungen sinkt.
Quellen
Häufige Fragen
Wann sollte die Erinnerung raus?
24 Stunden vorher. Früher wird sie vergessen, später ist eine Neuvergabe kaum noch möglich.
Braucht eine Terminerinnerung eine Einwilligung?
Eine reine Erinnerung zur bestehenden Reservierung ist keine Werbung. Sobald ein Angebot anhängt, greifen die Regeln für elektronische Post.
Was kostet ein leerer Tisch?
Bei 45 Euro Durchschnittsumsatz 180 Euro je Vierertisch, an einem Samstag mit zwei Besetzungen 360 Euro.
Ab wann sollte ein Tisch freigegeben werden?
Üblich sind 15 Minuten nach der vereinbarten Zeit, und der Gast muss das vorher wissen.