Firmenfeiern werden nicht vom Chef geplant, sondern von der Person, die das nebenbei macht. Wer ihr die Arbeit abnimmt, bekommt den Auftrag ohne Preisverhandlung.
Wer tatsächlich entscheidet
In Betrieben unter 200 Beschäftigten liegt die Planung fast immer bei einer Person aus Personal oder Assistenz, die diese Aufgabe zusätzlich zum Tagesgeschäft trägt.
Diese Person sucht keine Auswahl, sondern eine Entscheidung. Ein Angebot mit 3 fertigen Paketen wird beantwortet, eine Karte mit 40 Positionen nicht.
Die Geschäftsführung kommt erst ins Spiel, wenn ein Betrag genehmigt werden muss. Das Angebot muss also so gebaut sein, dass es weitergeleitet werden kann, ohne erklärt zu werden.
Wie das Angebot aussehen muss
Drei Pakete mit festem Preis je Person, jeweils mit Angabe, was enthalten ist und was nicht. Ein Preis je Person ist die einzige Zahl, mit der intern gerechnet werden kann.
Alle Preise als Gesamtpreis. Bei Firmenkunden wird häufig netto gerechnet, aber die Angabe muss vollständig und eindeutig sein, und Missverständnisse an dieser Stelle kosten den Folgeauftrag.
Dazu eine Seite mit den Rahmenangaben: Personenzahl von und bis, Zeitfenster, Anfahrt, Stornofrist. Diese Seite beantwortet 80 Prozent der Rückfragen, bevor sie entstehen.
Der Zeitpunkt der Ansprache
Weihnachtsfeiern werden zwischen August und September vergeben, Sommerfeste zwischen März und April. Wer im November anfragt, bewirbt sich um Absagen.
Zwei Kontakte im Jahr genügen: einer im August, einer im März. Häufiger wird als Werbung empfunden, seltener verpasst das Zeitfenster.
Nutzen Sie den zweiten Kontakt für eine konkrete Frage, nicht für ein Angebot. Wer fragt, ob in diesem Jahr wieder ein Sommerfest geplant ist, bekommt eine Antwort; wer ein Angebot schickt, bekommt keine.
| Punkt | Wert |
|---|---|
| Entscheider in Betrieben unter 200 Beschäftigten | Personal oder Assistenz |
| Angebotsform | 3 Pakete mit festem Preis je Person |
| Preisangabe | Gesamtpreis, eindeutig |
| Rahmenseite | Personenzahl, Zeitfenster, Anfahrt, Stornofrist |
| Wirkung der Rahmenseite | beantwortet rund 80 Prozent der Rückfragen |
| Weihnachtsfeiern werden vergeben | August bis September |
| Sommerfeste werden vergeben | März bis April |
| Kontakte im Jahr | 2, im August und im März |
| Rückmeldung nach der Veranstaltung | innerhalb von 3 Tagen, eine Frage |
| Wiedervorlage | 11 Monate später |
Was den Folgeauftrag sichert
Eine Rückmeldung nach der Veranstaltung, innerhalb von 3 Tagen, mit einer einzigen Frage: Was hätte besser laufen können. Diese Frage wird beantwortet, und die Antwort ist die Grundlage für das nächste Jahr.
Eine Notiz im Kalender für das Folgejahr, 11 Monate später. Firmenfeiern sind der planbarste Umsatz im Gastronomiejahr, und sie gehen fast nur verloren, weil niemand sich meldet.
Und ein fester Ansprechpartner im eigenen Haus. Wer bei jeder Anfrage mit einer anderen Person spricht, wechselt beim dritten Mal den Anbieter.
Quellen
Häufige Fragen
Wer plant Firmenfeiern?
In Betrieben unter 200 Beschäftigten meist eine Person aus Personal oder Assistenz, nebenbei zum Tagesgeschäft.
Wie sollte das Angebot aufgebaut sein?
Drei Pakete mit festem Preis je Person und eine Seite mit Rahmenangaben, die die Rückfragen vorwegnimmt.
Wann muss man ansprechen?
Weihnachtsfeiern zwischen August und September, Sommerfeste zwischen März und April.
Was sichert den Folgeauftrag?
Eine Frage nach der Veranstaltung innerhalb von 3 Tagen und eine Wiedervorlage 11 Monate später.