Der Anamnesebogen ist zugleich das wichtigste Sicherheits- und das sensibelste Datenschutzdokument im Studio. Beides gleichzeitig richtig zu machen ist möglich, aber es verlangt eine Entscheidung über den Umfang.
Was abzufragen ist
Hauterkrankungen und Hautverletzungen im Behandlungsbereich, bekannte Allergien und Unverträglichkeiten, Schwangerschaft und Stillzeit, dauerhaft eingenommene Medikamente, frühere Reaktionen auf kosmetische Behandlungen.
Dazu die behandlungsspezifischen Fragen. Vor Anwendungen mit Lichtquellen sind andere Angaben nötig als vor einer Reinigung, und ein einheitlicher Bogen für alle Behandlungen ist entweder zu lang oder zu kurz.
Arbeiten Sie deshalb mit einem Grundbogen und 3 bis 4 Zusatzblättern je Behandlungsgruppe. Der Grundbogen wird einmal ausgefüllt, das Zusatzblatt vor der jeweiligen Behandlung.
Die Aktualisierung
Ein Bogen von vor 2 Jahren beschreibt einen Zustand, den es nicht mehr geben muss. Fragen Sie vor jeder Behandlung nach Veränderungen und dokumentieren Sie die Antwort, auch wenn sie keine ist.
Eine Zeile mit Datum und dem Vermerk, dass keine Änderungen bestehen, kostet 10 Sekunden. Bei 8 Behandlungen am Tag sind das 80 Sekunden, also rund 5 Stunden im Jahr.
Eine vollständige Neuerhebung ist alle 12 Monate sinnvoll. Sie dauert 5 Minuten und ist zugleich der Anlass, veraltete Angaben zu löschen.
Die Datenschutzseite
Angaben zu Gesundheit sind eine besondere Kategorie personenbezogener Daten und unterliegen strengeren Anforderungen als Name und Telefonnummer. Das betrifft praktisch jeden Anamnesebogen.
Erheben Sie deshalb nur, was für die konkrete Behandlung erforderlich ist. Eine vollständige Krankengeschichte ist in einem Kosmetikstudio nicht erforderlich und damit auch nicht zulässig.
Bewahren Sie die Bögen getrennt und zugriffsbeschränkt auf. Ein Ordner am Empfang, in den jede Kraft greifen kann, ist bei besonderen Kategorien der falsche Ort.
Und löschen Sie, wenn der Zweck entfällt. Orientieren Sie sich dabei an der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren, und legen Sie einen festen Aussonderungstermin je Quartal fest.
| Punkt | Wert |
|---|---|
| Grundfragen | Hauterkrankungen, Allergien, Schwangerschaft, Medikamente, frühere Reaktionen |
| Aufbau | Grundbogen plus 3 bis 4 Zusatzblätter je Behandlungsgruppe |
| Vor jeder Behandlung | Nachfrage nach Veränderungen, dokumentiert |
| Aufwand je Nachfrage | rund 10 Sekunden |
| Bei 8 Behandlungen am Tag | rund 5 Stunden im Jahr |
| Vollständige Neuerhebung | alle 12 Monate, 5 Minuten |
| Rechtliche Einordnung | Gesundheitsangaben sind besondere Kategorie |
| Grundsatz | nur erheben, was erforderlich ist |
| Aufbewahrung | getrennt und zugriffsbeschränkt |
| Löschung | orientiert an 3 Jahren, Aussonderung je Quartal |
| Bei Kontraindikation | Behandlung unterbleibt, dokumentiert |
| Im Zweifel | Verweis auf ärztliche Abklärung |
Wenn eine Kontraindikation vorliegt
Die Behandlung unterbleibt, und das wird dokumentiert. Ein Kunde, der auf eigenen Wunsch behandelt werden möchte, verlagert das Risiko nicht, weil die sorgfältige Anwendung eine Pflicht des Studios bleibt.
Verweisen Sie im Zweifel an eine ärztliche Abklärung. Das gilt insbesondere dort, wo Anwendungen ohnehin approbierten Ärztinnen und Ärzten vorbehalten sind, etwa bei Gefäßveränderungen und pigmentierten Hautveränderungen.
Und halten Sie eine Alternative bereit. Ein Kunde, der abgelehnt wird und nichts angeboten bekommt, kommt nicht wieder; einer, der eine geeignete Behandlung bekommt, schon.
Quellen
Häufige Fragen
Was gehört in den Anamnesebogen?
Hauterkrankungen, Allergien, Schwangerschaft, dauerhafte Medikamente und frühere Reaktionen, dazu behandlungsspezifische Fragen.
Wie oft muss aktualisiert werden?
Vor jeder Behandlung eine kurze Nachfrage, eine vollständige Neuerhebung alle 12 Monate.
Warum ist der Bogen datenschutzrechtlich heikel?
Gesundheitsangaben sind eine besondere Kategorie personenbezogener Daten und unterliegen strengeren Anforderungen.
Was tun bei einer Kontraindikation?
Die Behandlung unterbleibt und das wird dokumentiert. Ein Kundenwunsch verlagert das Risiko nicht.