Ein Kosmetikstudio verarbeitet ohne es zu merken Gesundheitsdaten. Damit gelten strengere Regeln als für eine gewöhnliche Kundenkartei, und die meisten Studios führen ihre Kartei so, als wäre das nicht so.
Was besonders ist
Angaben zu Hauterkrankungen, Allergien, Medikamenten und Schwangerschaft sind Gesundheitsdaten. Sie stehen in praktisch jedem Anamnesebogen und unterliegen strengeren Anforderungen als Name, Anschrift und Telefonnummer.
Daraus folgt zuerst ein Grundsatz: nur erheben, was für die konkrete Behandlung erforderlich ist. Eine vollständige Krankengeschichte ist in einem Kosmetikstudio nicht erforderlich.
Und daraus folgt zweitens eine Zugriffsbeschränkung. Nicht jede Kraft braucht Zugriff auf jeden Anamnesebogen, und die Terminvergabe braucht ihn gar nicht.
Die Trennung von Daten
Legen Sie 3 Ebenen an: Kontaktdaten für die Terminvergabe, Behandlungsverlauf für die Behandlerin, Anamnese mit Gesundheitsangaben als eigener, geschützter Teil.
Bei Papierakten heißt das: getrennte Ablage, abschließbar, nicht am Empfang. Bei digitalen Systemen: getrennte Rechte, nicht ein Zugang für alle.
Prüfen Sie die Rechte bei jedem Personalwechsel. Ein Zugang, der nach dem Austritt aktiv bleibt, ist der Fall, der bei einer Prüfung am schwersten zu erklären ist.
| Punkt | Wert |
|---|---|
| Besondere Kategorie | Hauterkrankungen, Allergien, Medikamente, Schwangerschaft |
| Grundsatz | nur erheben, was erforderlich ist |
| Nicht erforderlich | eine vollständige Krankengeschichte |
| Ebene 1 | Kontaktdaten für die Terminvergabe |
| Ebene 2 | Behandlungsverlauf für die Behandlerin |
| Ebene 3 | Anamnese mit Gesundheitsangaben, geschützt |
| Papierakten | getrennt, abschließbar, nicht am Empfang |
| Digitale Systeme | getrennte Rechte statt eines Zugangs für alle |
| Rechteprüfung | bei jedem Personalwechsel |
| Löschorientierung | regelmäßige Verjährungsfrist von 3 Jahren |
| Bei 900 Kunden und 20 Prozent Fluktuation | rund 180 Datensätze im Jahr zu prüfen |
| Aussonderungstermin | je Quartal |
| Alltagsmängel | Bildschirm, Bogen auf dem Tresen, Gespräche in Hörweite |
Löschen
Löschen Sie, wenn der Zweck entfällt. Orientieren Sie sich an der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren für mögliche Ansprüche, und legen Sie einen festen Aussonderungstermin je Quartal fest.
Bei 900 Kunden und einer Fluktuation von 20 Prozent sind das rund 180 Datensätze im Jahr, die irgendwann zu prüfen sind. Ohne festen Termin geschieht das nie.
Dokumentieren Sie die Löschung: was, wann, durch wen. Diese Zeile ist der Beleg dafür, dass geordnet gelöscht wurde und nicht willkürlich.
Die Punkte, die im Alltag scheitern
Der Bildschirm am Empfang, der vom Wartebereich einsehbar ist. Mit einer Blickschutzfolie oder einem gedrehten Monitor gelöst, und dennoch der häufigste sichtbare Mangel.
Der Anamnesebogen, der auf dem Tresen liegt, während der nächste Kunde davorsteht. Eine Offenlegung von Gesundheitsdaten ohne Grundlage, und sie passiert täglich.
Und Gespräche in Hörweite. Eine Nachfrage zur Hautreaktion am offenen Tresen ist derselbe Vorgang wie ein einsehbarer Bildschirm, nur akustisch, und sie wird seltener bemerkt.
Alle 3 Punkte lassen sich an einem Nachmittag beheben und kosten zusammen weniger als ein Beratungsgespräch zum Thema.
Quellen
Häufige Fragen
Warum ist die Kundenkartei besonders geschützt?
Weil Angaben zu Hauterkrankungen, Allergien, Medikamenten und Schwangerschaft Gesundheitsdaten sind.
Wie trennt man die Daten?
In drei Ebenen: Kontaktdaten, Behandlungsverlauf und Anamnese mit Gesundheitsangaben als geschützter Teil.
Wann wird gelöscht?
Wenn der Zweck entfällt, orientiert an der regelmäßigen Verjährungsfrist von 3 Jahren, mit einem festen Termin je Quartal.
Was scheitert im Alltag?
Einsehbare Bildschirme, offen liegende Anamnesebögen und Gespräche in Hörweite.