Ohne Chargennummer endet jede Reklamation beim Studio. Mit ihr endet sie dort, wo sie hingehört, nämlich beim Hersteller des betroffenen Produkts.
Warum die Nummer die Kette schließt
Die Chargennummer gehört zu den Angaben, die auf einem kosmetischen Mittel stehen müssen. Sie identifiziert die Produktionseinheit und ist damit der Anknüpfungspunkt für jeden Rückruf.
Bei einer Hautreaktion nach einer Behandlung entscheidet sie darüber, ob geklärt werden kann, welches Produkt aus welcher Produktion verwendet wurde. Ohne sie ist diese Frage nicht beantwortbar.
Und bei einem Rückruf des Herstellers entscheidet sie darüber, ob das Studio innerhalb von Stunden sagen kann, ob es betroffen ist, oder ob es alle Kunden vorsorglich informieren muss.
Was zu erfassen ist
Bei jeder Anwendung: Datum, Kunde, Produkt, Chargennummer. Bei jedem Verkauf: Datum, Kunde, Produkt, Chargennummer. Vier Angaben, jeweils identisch aufgebaut.
Zusätzlich beim Wareneingang: Lieferant, Rechnungsdatum, Produkt, Charge, Menge. Diese Zeile verbindet die Anwendung mit dem Einkauf und schließt damit die Kette.
Bei 8 Anwendungen am Tag mit je 2 Produkten und 3 Verkäufen sind das rund 19 Einträge täglich, also rund 4.200 im Jahr bei 220 Öffnungstagen.
| Punkt | Wert |
|---|---|
| Grundlage | Chargennummer als Pflichtangabe am Produkt |
| Zweck 1 | Klärung nach einer Hautreaktion |
| Zweck 2 | Rückruf des Herstellers |
| Je Anwendung | Datum, Kunde, Produkt, Charge |
| Je Verkauf | dieselben 4 Angaben |
| Je Wareneingang | Lieferant, Rechnungsdatum, Produkt, Charge, Menge |
| Bei 8 Anwendungen und 3 Verkäufen | rund 19 Einträge am Tag, 4.200 im Jahr |
| Mit Aufkleber oder Scanner | rund 6 Stunden im Jahr |
| Von Hand | über 23 Stunden im Jahr |
| Zusätzlich | Liste der aktuell im Gebrauch befindlichen Chargen |
| Aufbewahrung | an der regelmäßigen Verjährungsfrist von 3 Jahren orientiert |
| Getrennt zu prüfen | steuerlich relevante Belege |
Wie der Aufwand klein bleibt
Ein Aufkleber je Charge, gedruckt oder aus der Verpackung, in die Kundenkarte geklebt oder gescannt. Damit sinkt die Erfassung auf wenige Sekunden je Eintrag.
Bei 4.200 Einträgen im Jahr und 5 Sekunden je Eintrag sind das knapp 6 Stunden. Von Hand geschrieben wären es bei 20 Sekunden über 23 Stunden.
Legen Sie außerdem eine Liste der aktuell im Gebrauch befindlichen Chargen an. Bei einem Rückruf beantwortet diese eine Liste die erste und wichtigste Frage in Sekunden.
Wie lange aufbewahrt wird
Orientieren Sie sich an der Verjährung von Ansprüchen. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre, und eine Aufbewahrung über diesen Zeitraum hinaus deckt den praktisch relevanten Fall ab.
Steuerlich relevante Belege wie Eingangsrechnungen unterliegen eigenen, längeren Fristen. Prüfen Sie beide Kategorien getrennt, statt eine einheitliche Frist anzuwenden.
Und löschen Sie personenbezogene Angaben, sobald sie nicht mehr gebraucht werden. Eine Chargenliste ohne Kundenbezug erfüllt den Rückrufzweck und ist datenschutzrechtlich die deutlich sparsamere Lösung.
Quellen
Häufige Fragen
Warum ist die Chargennummer so wichtig?
Sie ist der einzige Anknüpfungspunkt zum Hersteller bei Reklamationen und Rückrufen.
Was ist zu erfassen?
Je Anwendung und je Verkauf Datum, Kunde, Produkt und Charge, dazu der Wareneingang mit Lieferant und Menge.
Wie hoch ist der Aufwand?
Bei rund 4.200 Einträgen im Jahr mit Aufkleber oder Scanner etwa 6 Stunden, von Hand über 23.
Wie lange aufbewahren?
Orientiert an der regelmäßigen Verjährungsfrist von 3 Jahren. Steuerlich relevante Belege haben eigene, längere Fristen.