Der Meldeschein ist eine der wenigen Pflichten, bei der auch das Löschen vorgeschrieben ist. Wer zu lange aufbewahrt, verstößt genauso wie der, der zu früh vernichtet.
Die Pflichten der Reihe nach
Die Leiter der Beherbergungsstätten haben besondere Meldescheine bereitzuhalten. Das ist die erste Pflicht, und ihr Fehlen ist bereits eine Ordnungswidrigkeit.
Die Angaben im Meldeschein sind mit denen des Identitätsdokumentes zu vergleichen, und Abweichungen sind zu dokumentieren. Ein bloßes Entgegennehmen genügt nicht.
Beherbergte ausländische Personen haben am Tag der Ankunft einen besonderen Meldeschein handschriftlich zu unterschreiben. Am Tag der Ankunft heißt: nicht am nächsten Morgen beim Frühstück.
Aufbewahren und vernichten
Die Aufbewahrungsfrist beträgt ein Jahr, gerechnet ab dem Abreisetag der beherbergten Person. Bei 4.000 Gästen im Jahr ist das ein Bestand, der laufend altert und laufend abgebaut werden muss.
Nach Ablauf der Frist sind die Meldescheine innerhalb von drei Monaten zu vernichten. Es gibt also ein Fenster von 12 bis 15 Monaten, und außerhalb dieses Fensters ist der Bestand falsch.
Setzen Sie deshalb einen festen Vernichtungstermin je Quartal, 4-mal im Jahr. Wer auf Zuruf löscht, hat nach 2 Jahren einen Bestand, den niemand mehr sortieren kann.
| Punkt | Vorgabe |
|---|---|
| Bereithalten | besondere Meldescheine, Pflicht des Betriebsleiters |
| Abgleich | Angaben mit dem Identitätsdokument vergleichen |
| Abweichungen | zu dokumentieren |
| Ausländische Gäste | handschriftliche Unterschrift am Tag der Ankunft |
| Aufbewahrungsfrist | 1 Jahr ab dem Abreisetag |
| Vernichtung | innerhalb von 3 Monaten nach Fristablauf |
| Gesamtfenster | 12 bis 15 Monate |
| Empfohlener Vernichtungstakt | 4-mal im Jahr |
| Elektronische Erfüllung | mit Zustimmung, über Kartenzahlung, eID oder Auslesen |
| Bußgeldrahmen für Meldescheinverstöße | bis zu 1.000 Euro |
Der elektronische Weg
Die Meldepflicht kann mit Zustimmung der beherbergten Person auch dadurch erfüllt werden, dass die Daten elektronisch erhoben werden, etwa über eine Kartenzahlung mit starker Authentifizierung, einen elektronischen Identitätsnachweis oder das Auslesen der Karte.
Der elektronische Weg löst das Papierproblem und die Vernichtungsfrist zugleich, weil die Löschung automatisiert werden kann. Er verlangt aber dieselbe Sorgfalt beim Abgleich und die dokumentierte Zustimmung.
Prüfen Sie bei jedem System, ob die automatische Löschung tatsächlich nach 12 bis 15 Monaten greift. Systeme, die Daten unbegrenzt vorhalten, verlagern den Verstoß nur vom Aktenschrank in die Datenbank.
Was ein Verstoß kostet
Ordnungswidrig handelt unter anderem, wer einen besonderen Meldeschein nicht bereithält, wer ihn nicht oder nicht mindestens ein Jahr aufbewahrt und wer ihn nicht oder nicht rechtzeitig vorlegt.
Diese Verstöße können mit einer Geldbuße bis zu 1.000 Euro geahndet werden. Der höhere Rahmen von bis zu 50.000 Euro betrifft einen anderen Sachverhalt, nämlich das Anbieten und Bereitstellen von Wohnanschriften.
Tausend Euro klingen überschaubar, sie treffen aber je Verstoß. Ein Bestand, in dem systematisch etwas fehlt, ist deshalb keine einzelne Ordnungswidrigkeit.
Quellen
Häufige Fragen
Wie lange muss ein Meldeschein aufbewahrt werden?
Ein Jahr ab dem Abreisetag, danach ist er innerhalb von drei Monaten zu vernichten.
Wer muss handschriftlich unterschreiben?
Beherbergte ausländische Personen, und zwar am Tag der Ankunft.
Geht das auch elektronisch?
Ja, mit Zustimmung der Person, etwa über Kartenzahlung mit starker Authentifizierung oder den elektronischen Identitätsnachweis.
Was kostet ein Verstoß?
Bis zu 1.000 Euro. Der Rahmen bis 50.000 Euro betrifft einen anderen Sachverhalt.