Ein Recall ist keine Terminerinnerung, sondern ein Ablauf. Der Unterschied zeigt sich an der Wiederkehrquote, und die schwankt zwischen Praxen um ein Vielfaches.
Der Rhythmus
Der Standard ist ein Kontrolltermin alle 6 Monate. Bei erhöhtem Risiko, etwa nach Parodontitisbehandlung, sind kürzere Abstände von 3 bis 4 Monaten üblich.
Legen Sie das Intervall je Patient fest und nicht pauschal für die ganze Kartei. Ein System, das alle 6 Monate erinnert, erzeugt bei Risikopatienten zu wenige und bei anderen zu viele Kontakte.
Bei 1.800 aktiven Patienten und einem Durchschnittsintervall von 6 Monaten sind das 3.600 Recallkontakte im Jahr, also rund 300 im Monat. Diese Zahl bestimmt, ob der Ablauf automatisiert werden muss.
Der Ablauf, der funktioniert
Terminvereinbarung direkt im Anschluss an die Behandlung, noch am Stuhl. Ein Termin, der im Kalender steht, ist der wirksamste Recall, und alles Weitere ist nur Ersatzlösung.
Für alle ohne Folgetermin: Erinnerung 4 bis 6 Wochen vor dem fälligen Intervall, mit einer konkreten Terminmöglichkeit statt einer allgemeinen Bitte.
Und eine zweite Erinnerung 48 Stunden vor dem vereinbarten Termin. Sie senkt die Zahl der versäumten Termine spürbar und kostet je Patient wenige Sekunden.
| Punkt | Wert |
|---|---|
| Standardintervall | 6 Monate |
| Bei erhöhtem Risiko | 3 bis 4 Monate |
| Festlegung | je Patient, nicht pauschal |
| Bei 1.800 Patienten und 6 Monaten | 3.600 Kontakte im Jahr, rund 300 im Monat |
| Wirksamster Recall | Folgetermin direkt am Stuhl |
| Erinnerung 1 | 4 bis 6 Wochen vor Intervallende, mit Terminvorschlag |
| Erinnerung 2 | 48 Stunden vor dem Termin |
| Quote ohne System | in vielen Praxen etwa die Hälfte |
| Bei 15 Prozentpunkten mehr | 270 zusätzliche Termine im Jahr |
| Terminerinnerung | keine Werbung |
| Einladung ohne Termin | Einwilligung einholen |
| Zu dokumentieren | Einwilligung, Kanal, Datum |
Was die Quote bewegt
Ohne System liegt die Wiederkehrquote in vielen Praxen bei etwa der Hälfte der Patienten. Mit festem Folgetermin am Stuhl steigt sie deutlich, weil der Termin nicht erst erzeugt werden muss.
Rechnen Sie den Ertrag: Bei 1.800 Patienten und einer Quote, die um 15 Prozentpunkte steigt, sind das 270 zusätzliche Kontrolltermine im Jahr.
Der eigentliche Wert liegt aber nicht im Kontrolltermin, sondern in dem, was dabei gefunden wird. Eine früh erkannte Behandlungsnotwendigkeit ist für Patient und Praxis günstiger als eine späte.
Die rechtliche Seite des Versands
Eine Terminerinnerung zu einem bereits vereinbarten Termin ist keine Werbung. Eine Einladung zu einem noch nicht vereinbarten Kontrolltermin bewegt sich in einem Bereich, der eine Einwilligung nahelegt.
Holen Sie deshalb bei der Aufnahme eine Einwilligung für den Recall ein, mit Angabe des Kanals. Ein Ankreuzfeld auf dem Anmeldebogen genügt und beendet die Frage.
Dokumentieren Sie Einwilligung, Kanal und Datum in der Akte. Ohne diese 3 Angaben ist später nicht belegbar, auf welcher Grundlage kontaktiert wurde.
Quellen
Häufige Fragen
Welches Intervall ist richtig?
6 Monate als Standard, 3 bis 4 Monate bei erhöhtem Risiko, festgelegt je Patient.
Was wirkt am stärksten?
Der Folgetermin direkt am Behandlungsstuhl. Alles andere ist Ersatzlösung.
Wie viele Kontakte entstehen?
Bei 1.800 Patienten und einem Halbjahresintervall rund 300 im Monat.
Braucht der Recall eine Einwilligung?
Eine Erinnerung an einen vereinbarten Termin nicht. Für die Einladung zu einem noch nicht vereinbarten Termin sollte eine Einwilligung vorliegen.