Der Engpass liegt selten am Behandlungsstuhl und fast immer an der Aufbereitung oder am Empfang. Wer nur Behandlungsassistenz zählt, plant an der falschen Stelle.
Die Grundrechnung
Ein besetzter Behandlungsstuhl braucht eine Assistenz. Bei 3 Stühlen im Parallelbetrieb sind das 3 Kräfte in der Behandlung, dazu Empfang und Aufbereitung.
Rechnen Sie mindestens 1 Kraft für den Empfang bei bis zu 3 Stühlen und eine zweite ab 4 Stühlen. Der Empfang ist der Ort, an dem Terminvergabe, Abrechnungsfragen und Telefon zusammenlaufen.
Die Aufbereitung ist die dritte Säule. Sie lässt sich bei kleinen Praxen mitlaufen lassen, ab etwa 3 Stühlen im Vollbetrieb braucht sie eigene Zeit im Plan, sonst verschiebt sie sich ans Tagesende und erzeugt Überstunden.
Für eine Praxis mit 3 Stühlen ergibt sich damit ein Bedarf von rund 5 bis 6 Kräften in Vollzeitäquivalenten, je nach Öffnungszeiten und Leistungsspektrum.
| Punkt | Wert |
|---|---|
| Behandlungsassistenz | 1 je besetztem Stuhl |
| Empfang bis 3 Stühle | 1 Kraft |
| Empfang ab 4 Stühlen | 2 Kräfte |
| Aufbereitung | eigene Zeit im Plan ab rund 3 Stühlen |
| Bedarf bei 3 Stühlen | rund 5 bis 6 Vollzeitäquivalente |
| Engpass 1 | Aufbereitung und Zahl der Instrumentensätze |
| Engpass 2 | Wechsel zwischen Empfang und Telefon |
| Engpass 3 | Ausfälle ohne Reserve |
| Ausfall über das Jahr | 10 bis 15 Prozent |
| Arbeitszeit | 8 Stunden, auf 10 nur mit Ausgleich |
| Ruhezeit | mindestens 11 Stunden |
| Messgrößen | Behandlungen je Stuhl, Zyklen, Telefonate, Zeit bis zum Termin |
| Warnschwelle | über 3 Wochen bis zum nächsten freien Termin |
Wo die Engpässe entstehen
Bei der Aufbereitung. Ein Sterilisationszyklus dauert je nach Gerät und Programm deutlich länger als eine Behandlung, und die Zahl der verfügbaren Instrumentensätze begrenzt den Durchsatz stärker als die Zahl der Stühle.
Am Telefon. Eine Kraft, die zwischen Empfang und Telefon wechselt, verliert bei jedem Wechsel Zeit, und Patienten am Tresen bemerken das zuerst.
Und bei Ausfällen. Eine Praxis mit 5 Kräften und ohne Reserve arbeitet bei jeder Krankmeldung im Ausnahmezustand. Rechnen Sie mit 10 bis 15 Prozent Ausfall über das Jahr, also rechnerisch mit einer halben Stelle bei 5 Kräften.
Was die Arbeitszeit setzt
Die werktägliche Arbeitszeit darf 8 Stunden nicht überschreiten und nur dann auf 10 verlängert werden, wenn innerhalb von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt 8 Stunden nicht überschritten werden.
Nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit stehen mindestens 11 Stunden Ruhezeit zu. Eine Praxis mit Sprechstunde bis 20 Uhr und Beginn um 7:30 Uhr am Folgetag unterschreitet diese Frist.
Prüfen Sie deshalb den Sprechstundenplan gegen die Ruhezeit, bevor Sie ihn erweitern. Ein zusätzlicher Abendtermin je Woche verändert den gesamten Wochenplan.
Wie Sie den Bedarf messen
Zählen Sie über 4 Wochen: Behandlungen je Stuhl und Tag, Sterilisationszyklen je Tag, Telefonate je Tag, Zeit bis zur Terminvergabe. Vier Zahlen, die den Engpass sichtbar machen.
Der Engpass ist dort, wo Wartezeit entsteht. Steigt die Zeit bis zum nächsten freien Termin über 3 Wochen, während die Stühle nicht ausgelastet sind, liegt es an Empfang oder Aufbereitung und nicht an der Behandlungskapazität.
Und rechnen Sie eine zusätzliche Kraft gegen den Umsatz je Stuhlstunde. Diese Rechnung fällt in den meisten Praxen eindeutiger aus, als es sich anfühlt.
Quellen
Häufige Fragen
Wie viele Kräfte braucht eine Praxis mit drei Stühlen?
Rund 5 bis 6 Vollzeitäquivalente, je nach Öffnungszeiten und Leistungsspektrum.
Wo entsteht der Engpass?
Meist bei der Aufbereitung und am Empfang, nicht an der Zahl der Behandlungsstühle.
Wie viel Reserve sollte eingeplant sein?
10 bis 15 Prozent, bei 5 Kräften also rechnerisch eine halbe Stelle.
Was begrenzt die Sprechstunde?
Die Ruhezeit von mindestens 11 Stunden. Eine Sprechstunde bis 20 Uhr verträgt keinen Beginn um 7:30 Uhr am Folgetag.