Eine Frist von zehn Jahren klingt einfach und ist es nicht, weil sie ab Abschluss der Behandlung läuft und weil für einzelne Unterlagen andere Fristen gelten.
Die Grundfrist
Der Behandelnde ist verpflichtet, in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung eine Behandlungsakte in Papierform oder elektronisch zu führen.
Er hat die Behandlungsakte für die Dauer von 10 Jahren nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht nach anderen Vorschriften andere Fristen bestehen.
Nach Abschluss der Behandlung ist der entscheidende Zusatz. Bei einem Patienten, der über 15 Jahre regelmäßig kommt, beginnt die Frist nicht bei der ersten, sondern nach der letzten Behandlung.
Die abweichenden Fristen
Für Röntgenaufnahmen und die zugehörigen Aufzeichnungen gelten die Fristen des Strahlenschutzrechts, und sie sind länger. Bei Aufnahmen von Personen unter 18 Jahren reichen sie deutlich über die 10 Jahre hinaus.
Prüfen Sie deshalb bei jeder Aussonderung getrennt: Behandlungsakte, Röntgenunterlagen, steuerlich relevante Belege. Drei Kategorien mit drei Fristen.
Eine pauschale Löschung nach 10 Jahren ist der häufigste Fehler in diesem Bereich, und er fällt erst auf, wenn eine Aufnahme gebraucht wird.
| Punkt | Wert |
|---|---|
| Pflicht | Behandlungsakte in Papierform oder elektronisch |
| Zeitpunkt | in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung |
| Grundfrist | 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung |
| Fristbeginn | nach der letzten Behandlung, nicht nach der ersten |
| Abweichende Fristen | Strahlenschutzrecht für Röntgenunterlagen |
| Bei Minderjährigen | deutlich längere Fristen |
| Getrennt zu prüfen | Behandlungsakte, Röntgenunterlagen, steuerliche Belege |
| Häufigster Fehler | pauschale Löschung nach 10 Jahren |
| Aussonderungstermin | 4-mal im Jahr |
| Liste | Kategorie, Frist, letztes Behandlungsdatum |
| Vernichtung | was, wann, durch wen |
| Einsichtsersuchen | 30 bis 45 Minuten je Fall |
Wie eine Praxis das organisiert
Ein fester Aussonderungstermin je Quartal, also 4-mal im Jahr. Wer auf Zuruf löscht, hat nach 3 Jahren einen Bestand, den niemand mehr sortieren kann.
Eine Liste mit Kategorie, Frist und letztem Behandlungsdatum. Bei einem Bestand von 4.000 Akten ist das die einzige Möglichkeit, die Frist überhaupt anzuwenden.
Und eine dokumentierte Vernichtung: was, wann, durch wen. Diese Zeile ist der Beleg dafür, dass die Löschung geordnet erfolgt ist und nicht willkürlich.
Der Zugriff des Patienten
Der Patient hat Anspruch auf Einsicht in die Akte. Ein Verweis auf die Aufbewahrungsfrist als Grund für eine Verweigerung geht ins Leere, solange die Akte existiert.
Halten Sie deshalb einen Ablauf bereit: Antrag entgegennehmen, Frist von 4 Wochen einplanen, Kopien erstellen, Aushändigung dokumentieren.
Rechnen Sie 30 bis 45 Minuten je Einsichtsersuchen einschließlich Röntgenunterlagen. Bei 20 Ersuchen im Jahr sind das rund 12 Stunden, und ein geordneter Ablauf halbiert diese Zeit.
Legen Sie dafür eine Vorlage an, die 4 Punkte abdeckt: welche Unterlagen enthalten sind, in welcher Form sie übergeben werden, welche Kosten für Kopien anfallen und wann die Übergabe erfolgt. Diese eine Seite beantwortet den größten Teil der Rückfragen und verhindert, dass ein Ersuchen über mehrere Wochen hin und her läuft.
Quellen
Häufige Fragen
Wie lange ist die Akte aufzubewahren?
10 Jahre nach Abschluss der Behandlung, soweit nicht andere Vorschriften längere Fristen vorsehen.
Wann beginnt die Frist?
Nach Abschluss der Behandlung, also nach der letzten und nicht nach der ersten Sitzung.
Gilt die Frist auch für Röntgenaufnahmen?
Nein, dafür gelten die längeren Fristen des Strahlenschutzrechts, bei Minderjährigen deutlich länger.
Was ist der häufigste Fehler?
Die pauschale Löschung des gesamten Bestands nach 10 Jahren.