Der häufigste Datenschutzmangel in einer Praxis ist kein Angriff von außen, sondern ein Zugriffsrecht, das jeder hat. Wer alles sehen kann, hinterlässt keine auffällige Spur.
Zugriffsrechte nach Erforderlichkeit
Jede Person soll nur das sehen, was sie für ihre Aufgabe braucht. Das klingt selbstverständlich und ist in den meisten Praxisverwaltungssystemen nicht so eingerichtet.
Legen Sie 3 bis 4 Rollen an: Behandlung, Assistenz, Empfang und Abrechnung, Verwaltung. Jede Rolle bekommt einen definierten Umfang, und Personen bekommen Rollen statt Einzelrechte.
Prüfen Sie die Rollen bei jedem Personalwechsel. Ein Zugang, der nach dem Austritt aktiv bleibt, ist der Fall, der bei einer Prüfung am schwersten zu erklären ist.
Und aktivieren Sie die Protokollierung. Ohne Protokoll lässt sich nach einem Vorfall nicht feststellen, wer wann welche Akte geöffnet hat, und ohne diese Feststellung ist eine Bewertung des Vorfalls nicht möglich.
| Punkt | Vorgabe oder Wert |
|---|---|
| Grundsatz | Zugriff nur im erforderlichen Umfang |
| Rollen | 3 bis 4: Behandlung, Assistenz, Empfang, Verwaltung |
| Zuweisung | Personen bekommen Rollen, keine Einzelrechte |
| Prüfzeitpunkt | bei jedem Personalwechsel |
| Protokollierung | aktiviert, sonst keine Nachvollziehbarkeit |
| Akte | 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren |
| Archiv | technisch von den aktiven Akten trennen |
| Vorfallsablauf | erkennen, eingrenzen, bewerten, melden, dokumentieren |
| Ablaufblatt | 1 Seite, ohne System zugänglich |
| Übung | 1-mal im Jahr, 30 Minuten |
| Alltagsmangel 1 | einsehbare Bildschirme am Empfang |
| Alltagsmangel 2 | offen liegende Unterlagen auf dem Tresen |
| Alltagsmangel 3 | Gespräche mit Diagnosebezug in Hörweite |
Die Akte selbst
Der Behandelnde ist verpflichtet, in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung eine Behandlungsakte in Papierform oder elektronisch zu führen, und sie für 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren.
Aufbewahrung heißt nicht unbeschränkter Zugriff. Eine Akte aus dem Jahr 2018 muss vorhanden sein, aber sie muss nicht für jede Person im täglichen Zugriff stehen.
Trennen Sie deshalb aktive von archivierten Akten, auch technisch. Das reduziert den Kreis der Zugreifenden erheblich, ohne die Aufbewahrungspflicht zu berühren.
Der Ablauf bei einem Vorfall
Erkennen, eingrenzen, bewerten, melden, dokumentieren. Fünf Schritte, und die Reihenfolge ist nicht verhandelbar, weil jede Meldung eine Bewertung voraussetzt.
Halten Sie einen Ablauf auf einer Seite bereit, mit Namen und Telefonnummern: wer informiert wird, wer bewertet, wer meldet. Diese Seite muss ohne System zugänglich sein, weil bei einem Systemausfall genau das fehlt.
Und üben Sie den Ablauf einmal im Jahr, 30 Minuten. Ein Ablauf, der nie durchgesprochen wurde, funktioniert im Ernstfall nicht, gleich wie gut er geschrieben ist.
Die Punkte, die im Alltag scheitern
Bildschirme am Empfang, die vom Wartebereich einsehbar sind. Das ist der häufigste sichtbare Mangel und mit einer Blickschutzfolie oder einem gedrehten Monitor gelöst.
Unterlagen auf dem Tresen. Ein Heil- und Kostenplan, der offen liegt, während der nächste Patient davorsteht, ist eine Offenlegung ohne Grundlage.
Und Gespräche in Hörweite. Eine Terminabsprache mit Diagnosebezug am offenen Tresen ist derselbe Vorgang wie ein einsehbarer Bildschirm, nur akustisch, und er wird seltener bemerkt.
Quellen
Häufige Fragen
Wie viele Zugriffsrollen braucht eine Praxis?
Drei bis vier: Behandlung, Assistenz, Empfang und Abrechnung, Verwaltung. Personen bekommen Rollen statt Einzelrechte.
Wann sind Rechte zu prüfen?
Bei jedem Personalwechsel. Ein aktiver Zugang nach dem Austritt ist am schwersten zu erklären.
Muss jede Akte im täglichen Zugriff stehen?
Nein. Die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren verlangt Vorhandensein, nicht unbeschränkten Zugriff.
Was scheitert im Alltag am häufigsten?
Einsehbare Bildschirme, offen liegende Unterlagen und Gespräche mit Diagnosebezug in Hörweite.