Ein Dokument gegen eine Adresse ist ein Tausch. Er funktioniert, wenn das Dokument den Tausch wert ist, und er ist rechtlich nur dann sauber, wenn beides getrennt bleibt.
Was funktioniert
Eine Prüfliste, eine Übersicht mit Fristen, ein Rechenblatt, ein Musterschreiben. Vier Formate, die eine konkrete Aufgabe abnehmen.
Was nicht funktioniert: allgemeine Ratgeber, Firmenbroschüren und alles, was auch als Seite auf der Website stehen könnte. Wer dafür eine Adresse verlangt, verlangt zu viel.
Rechnen Sie 4 bis 8 Stunden für ein brauchbares Dokument von 3 bis 6 Seiten. Es ist danach jahrelang nutzbar, wenn es keine Zahlen enthält, die sich jährlich ändern.
Die rechtliche Trennung
Der Bezug des Dokuments und die Aufnahme in einen Verteiler sind zwei Vorgänge. Für den ersten ist die Verarbeitung zur Erfüllung des Wunsches erforderlich, für den zweiten braucht es eine Einwilligung.
Koppeln Sie beides nicht. Eine Einwilligung ist nur freiwillig, wenn sie nicht Bedingung für eine Leistung ist, die auch ohne sie zu erbringen wäre.
Praktisch heißt das: Ein Feld für die Adresse zum Versand des Dokuments, und darunter ein getrenntes, nicht vorausgewähltes Kreuz für den Verteiler. Zwei Elemente, klar getrennt.
| Punkt | Wert oder Regel |
|---|---|
| Format 1 | Prüfliste |
| Format 2 | Übersicht mit Fristen |
| Format 3 | Rechenblatt |
| Format 4 | Musterschreiben |
| Funktioniert nicht | allgemeine Ratgeber und Broschüren |
| Aufwand | 4 bis 8 Stunden für 3 bis 6 Seiten |
| Vorgang 1 | Bezug des Dokuments |
| Vorgang 2 | Aufnahme in den Verteiler |
| Nicht koppeln | beide Vorgänge |
| Grund | Freiwilligkeit der Einwilligung |
| Umsetzung | getrenntes, nicht vorausgewähltes Kreuz |
| Zu protokollieren | Zeitpunkt, Wortlaut, Fassung, Felder |
| Fehlt fast immer | der Wortlaut |
| Abschlussquote | 10 bis 25 Prozent |
| Zustimmung zum Verteiler | 30 bis 60 Prozent |
Der Nachweis
Wo eine Einwilligung erteilt wird, muss sie nachweisbar sein. Protokollieren Sie Zeitpunkt, Wortlaut des Einwilligungstextes, Fassung der Datenschutzinformationen und die abgesendeten Felder.
Der Wortlaut ist der Punkt, der fast immer fehlt. Wird der Text später geändert, lässt sich sonst nicht mehr sagen, worin eingewilligt wurde.
Für den späteren Versand gilt zusätzlich: Ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung ist Werbung unter Verwendung elektronischer Post eine unzumutbare Belästigung; die Ausnahme für Bestandskunden setzt 4 Bedingungen voraus, darunter den Hinweis auf das Widerspruchsrecht bei jeder Verwendung.
Die Zahlen
Rechnen Sie mit einer Abschlussquote von 10 bis 25 Prozent der Besucher, die die Seite des Dokuments erreichen. Bei 400 Aufrufen im Monat sind das 40 bis 100 Kontakte.
Davon stimmen erfahrungsgemäß 30 bis 60 Prozent zusätzlich dem Verteiler zu, wenn er getrennt angeboten wird. Das sind 12 bis 60 Adressen im Monat.
Messen Sie außerdem, wie viele daraus Anfragen werden. Ein Dokument, das 600 Adressen im Jahr bringt und 0 Anfragen, hat das falsche Thema, und das zeigt sich erst nach 12 Monaten.
Quellen
Häufige Fragen
Welche Dokumente funktionieren?
Prüflisten, Fristenübersichten, Rechenblätter und Musterschreiben.
Darf man Dokument und Verteiler koppeln?
Nein. Eine Einwilligung ist nur freiwillig, wenn sie nicht Bedingung für die Leistung ist.
Was gehört ins Protokoll?
Zeitpunkt, Wortlaut des Einwilligungstextes, Fassung der Datenschutzinformationen und die Felder.
Welche Quote ist realistisch?
10 bis 25 Prozent der Besucher der Dokumentseite.