Die Anforderungen an elektronische Kassen sind nicht Auslegungssache. Sie stehen im Gesetz, und sie richten sich an den Betrieb ebenso wie an den, der die Systeme vertreibt.
Die Grundpflicht
Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, hat ein System zu verwenden, das jeden Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet.
Fünf Anforderungen in einem Satz, und jede einzelne ist prüfbar. Die Einzelaufzeichnung ist dabei die, an der die meisten Beanstandungen entstehen.
Diese Pflicht gilt für das System, nicht für den Ausdruck. Ein sauber geführtes Kassenbuch heilt ein System nicht, das die Vorgänge nur summiert erfasst.
Die technische Sicherheitseinrichtung
Das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen.
Diese muss aus 3 Bestandteilen bestehen: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle.
Die digitalen Aufzeichnungen sind auf dem Speichermedium zu sichern und für Nachschauen sowie Außenprüfungen durch elektronische Aufbewahrung verfügbar zu halten. Verfügbar heißt: auf Anforderung sofort, nicht nach Rücksprache mit dem Hersteller.
| Punkt | Regel |
|---|---|
| Anforderung 1 | einzeln |
| Anforderung 2 | vollständig |
| Anforderung 3 | richtig |
| Anforderung 4 | zeitgerecht |
| Anforderung 5 | geordnet |
| Schutz | zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung |
| Bestandteil 1 | Sicherheitsmodul |
| Bestandteil 2 | Speichermedium |
| Bestandteil 3 | einheitliche digitale Schnittstelle |
| Aufbewahrung | elektronisch, verfügbar für Nachschau und Außenprüfung |
| Verbot | Bewerben und Inverkehrbringen nicht konformer Systeme |
| Adressat des Verbots | Hersteller und Händler |
| Nachweis im Betrieb | Zertifizierung schriftlich, mit Bezeichnung und Datum |
| Aufbewahrungsfrist der Aufzeichnungen | 8 Jahre als Buchungsbelege |
Das Verbot für den Vertrieb
Es ist verboten, elektronische Aufzeichnungssysteme, Software für solche Systeme und zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen, die den Anforderungen nicht entsprechen, gewerbsmäßig zu bewerben oder gewerbsmäßig in den Verkehr zu bringen.
Dieses Verbot richtet sich an Händler und Hersteller. Für den Betrieb bedeutet es: Ein beworbenes System ist damit noch nicht zulässig, aber ein unzulässig beworbenes ist ein deutliches Warnzeichen.
Lassen Sie sich deshalb die Zertifizierung der Sicherheitseinrichtung schriftlich bestätigen, mit Bezeichnung und Datum. Zwei Angaben, die im Prüfungsfall den Unterschied machen.
Was in der Beratung zu prüfen ist
Bestandsaufnahme je Mandat mit Bargeschäften: Systembezeichnung, Sicherheitseinrichtung, Zertifizierungsnachweis, Datum der letzten Aktualisierung. Vier Angaben je Kasse.
Bei einem Mandanten mit 6 Filialen und je 2 Kassen sind das 12 Systeme und 48 Angaben. Diese Liste existiert erfahrungsgemäß bei den wenigsten Betrieben.
Und die Verbindung zur Aufbewahrung: Die digitalen Aufzeichnungen sind Buchungsbelege und damit 8 Jahre aufzubewahren, gerechnet ab Schluss des Kalenderjahres. Ein Kassenwechsel ohne Datenübernahme reißt genau in diese Frist ein Loch.
Klären Sie deshalb vor jedem Systemwechsel 3 Punkte: Wer hält die Altdaten vor, in welchem Format liegen sie, und wie lange bleibt der Zugriff bestehen. Ein Vertrag, der den Zugriff auf 24 Monate begrenzt, deckt bei einer Frist von 8 Jahren nur ein Viertel des Zeitraums ab, und die verbleibenden 72 Monate trägt der Betrieb.
Quellen
Häufige Fragen
Welche fünf Anforderungen gelten für die Aufzeichnung?
Einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet.
Woraus besteht die technische Sicherheitseinrichtung?
Aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle.
Wen trifft das Vertriebsverbot?
Hersteller und Händler, die nicht konforme Systeme gewerbsmäßig bewerben oder in Verkehr bringen.
Wie lange sind die digitalen Aufzeichnungen aufzubewahren?
Als Buchungsbelege acht Jahre, gerechnet ab Schluss des Kalenderjahres.