Eine PDF-Datei ist keine elektronische Rechnung. Sie ist eine sonstige Rechnung in elektronischem Format, und dieser Unterschied entscheidet ab 2027 darüber, ob eine Rechnung noch übermittelt werden darf.
Die Begriffe
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird. Eine als Anhang versandte PDF-Datei fällt in diese zweite Gruppe.
Die Übermittlung einer elektronischen oder einer sonstigen Rechnung in elektronischem Format bedarf der Zustimmung des Empfängers, soweit keine gesetzliche Verpflichtung besteht. Für die Pflichtfälle entfällt dieses Zustimmungserfordernis.
Das zulässige Format
Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen nach der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen.
Alternativ kann das Format zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart werden. Voraussetzung ist, dass es die richtige und vollständige Extraktion der gesetzlich erforderlichen Angaben ermöglicht.
Diese zweite Variante ist der Weg für Unternehmen mit eingespieltem Datenaustausch. Sie verlangt allerdings eine Vereinbarung, und eine stillschweigende Übung ist keine.
Die Übergangsfristen
Für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz darf die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden.
Für einen nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz gilt das bis zum 31. Dezember 2027 nur noch, wenn der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat.
Für den elektronischen Datenaustausch gilt eine eigene Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2027, ebenfalls vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers.
| Punkt | Regel |
|---|---|
| Elektronische Rechnung | strukturiertes Format, elektronisch verarbeitbar |
| Sonstige Rechnung | anderes elektronisches Format oder Papier |
| PDF als Anhang | sonstige Rechnung |
| Zustimmung des Empfängers | nötig, außer bei gesetzlicher Pflicht |
| Formatvorgabe | europäische Norm und Liste der Syntaxen |
| Alternative | vereinbartes Format mit vollständiger Extraktion |
| Übergang bis 31.12.2026 | Papier oder anderes Format für Umsätze vor dem 1.1.2027 |
| Übergang bis 31.12.2027 | nur bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro |
| Datenaustausch | eigene Übergangsregelung bis 31.12.2027 |
| Empfangspflicht | seit 2025, ohne Übergangsfrist |
| Aufzubewahren | das strukturierte Original |
| Aufbewahrungsfrist Buchungsbelege | 8 Jahre |
| Prüfung je Mandat | Gesamtumsatz des Vorjahres gegen 800.000 Euro |
Was jetzt zu tun ist
Die Umsatzschwelle je Mandat prüfen. Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hat, muss ab dem 1. Januar 2027 strukturiert ausstellen; wer darunter liegt, hat 12 Monate länger.
Den Empfang trennen vom Versand. Der Empfang strukturierter Rechnungen ist bereits seit 2025 ohne Übergangsfrist verpflichtend, und ein Unternehmen ohne Empfangsweg hat heute schon ein Problem.
Und die Archivierung mitdenken: Aufzubewahren ist das strukturierte Original, nicht die daraus erzeugte Ansicht. Bei 8 Jahren Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege ist das eine Entscheidung mit langer Wirkung.
Quellen
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Sie ist eine sonstige Rechnung in elektronischem Format.
Bis wann darf noch auf Papier abgerechnet werden?
Für Umsätze vor dem 1. Januar 2027 bis zum 31. Dezember 2026, danach nur noch bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro.
Seit wann besteht die Empfangspflicht?
Seit 2025, ohne Übergangsfrist.
Was ist zu archivieren?
Das strukturierte Original, nicht die daraus erzeugte Ansicht.