Die Lohnabrechnung ist der Teil der Kanzleiarbeit mit den meisten festen Terminen und den wenigsten Ermessensspielräumen. Ein versäumter Meldeanlass fällt sofort auf, ein falscher erst bei der Prüfung.
Die Meldeanlässe
Der Arbeitgeber oder ein anderer Meldepflichtiger hat der Einzugsstelle für jeden kraft Gesetzes Versicherten unter anderem zu melden: bei Beginn und bei Ende der versicherungspflichtigen Beschäftigung, bei Eintritt eines Insolvenzereignisses, bei Beginn und Ende der Elternzeit.
Weiter bei Änderungen in der Beitragspflicht, bei Wechsel der Einzugsstelle, bei Anträgen auf Altersrenten, bei Unterbrechung der Entgeltzahlung und bei Auflösung des Arbeitsverhältnisses.
Jede Meldung sowie die darin enthaltenen Datensätze sind mit einem eindeutigen Kennzeichen zur Identifizierung zu versehen. Damit ist jede Meldung nachverfolgbar, und Doppelmeldungen sind erkennbar.
Die Jahresmeldungen
Der Arbeitgeber hat jeden am 31. Dezember des Vorjahres Beschäftigten zu melden. Das ist die Jahresmeldung.
Zusätzlich ist für jeden in einem Kalenderjahr Beschäftigten, der in der Unfallversicherung versichert ist, zum 16. Februar des Folgejahres eine besondere Jahresmeldung zur Unfallversicherung zu erstatten.
Diese Meldung enthält über die allgemeinen Angaben hinaus unter anderem die Unternehmernummer und die Betriebsnummer der zuständigen Stelle. Der 16. Februar ist ein fester Termin und der erste Engpass jedes Jahres.
| Anlass | Regel |
|---|---|
| Beginn der Beschäftigung | Meldung an die Einzugsstelle |
| Ende der Beschäftigung | Meldung an die Einzugsstelle |
| Insolvenzereignis | eigener Meldeanlass |
| Beginn der Elternzeit | eigener Meldeanlass |
| Ende der Elternzeit | eigener Meldeanlass |
| Änderung der Beitragspflicht | eigener Meldeanlass |
| Wechsel der Einzugsstelle | eigener Meldeanlass |
| Unterbrechung der Entgeltzahlung | eigener Meldeanlass |
| Auflösung des Arbeitsverhältnisses | eigener Meldeanlass |
| Kennzeichnung | eindeutiges Kennzeichen je Meldung und Datensatz |
| Jahresmeldung | für jeden am 31. Dezember Beschäftigten |
| Besondere Jahresmeldung | zum 16. Februar des Folgejahres |
| Gegenstand | in der Unfallversicherung Versicherte |
| Zusätzliche Angaben | Unternehmernummer und Betriebsnummer |
Die typischen Fehlerquellen
Der Wechsel der Einzugsstelle. Er ist ein eigener Meldeanlass, wird aber häufig als reine Stammdatenänderung behandelt und deshalb nicht gemeldet.
Die Unterbrechung der Entgeltzahlung. Sie beginnt nicht am ersten Tag der Erkrankung, sondern nach Ablauf der Entgeltfortzahlung, und diese Frist wird in der Praxis regelmäßig um mehrere Tage verfehlt.
Und die Elternzeit mit ihren 2 Anlässen, Beginn und Ende. Der zweite wird häufiger vergessen als der erste, weil er 12 bis 36 Monate später fällig wird.
Die Organisation in der Kanzlei
Ein Meldekalender mit den festen Terminen: Jahresmeldung, besondere Jahresmeldung zum 16. Februar, monatliche Beitragsnachweise. Drei wiederkehrende Blöcke.
Eine Wiedervorlage je laufendem Sonderfall, insbesondere für das Ende von Elternzeit und Entgeltunterbrechung. Bei 40 Lohnmandaten mit je 15 Beschäftigten sind das 600 Personalfälle, von denen erfahrungsgemäß 20 bis 40 in einem Sonderstatus stehen.
Und eine monatliche Abstimmung der Rückmeldungen. Eine abgewiesene Meldung, die niemand ansieht, wird zu einer fehlenden Meldung, und die fällt erst bei der Betriebsprüfung auf, dann allerdings für 4 Jahre rückwirkend.
Quellen
Häufige Fragen
Welche Meldeanlässe gibt es?
Unter anderem Beginn und Ende der Beschäftigung, Elternzeit, Wechsel der Einzugsstelle, Unterbrechung der Entgeltzahlung und Auflösung des Arbeitsverhältnisses.
Wann ist die besondere Jahresmeldung fällig?
Zum 16. Februar des Folgejahres, für in der Unfallversicherung Versicherte.
Wer ist in der Jahresmeldung zu melden?
Jeder am 31. Dezember des Vorjahres Beschäftigte.
Welcher Anlass wird am häufigsten übersehen?
Das Ende der Elternzeit, weil es 12 bis 36 Monate nach dem Beginn fällig wird.