Eine Außenprüfung beginnt nicht mit dem Prüfer im Haus, sondern mit der Anordnung. Zwischen beidem liegt der Zeitraum, in dem sich die meisten späteren Auseinandersetzungen entscheiden.
Die Anordnung
Die Prüfungsanordnung sowie der voraussichtliche Prüfungsbeginn und die Namen der Prüfer sind dem Steuerpflichtigen angemessene Zeit vor Beginn der Prüfung bekannt zu geben, wenn der Prüfungszweck dadurch nicht gefährdet wird.
Der Steuerpflichtige kann auf die Einhaltung der Frist verzichten. Das ist selten sinnvoll, weil die Vorbereitungszeit der einzige Vorteil ist, den diese Regelung gewährt.
Soll die Prüfung auf die steuerlichen Verhältnisse von Gesellschaftern, Mitgliedern oder Mitgliedern der Überwachungsorgane erstreckt werden, ist die Anordnung insoweit auch diesen Personen bekannt zu geben.
Die Verlegung
Auf Antrag soll der Beginn der Außenprüfung auf einen anderen Zeitpunkt verlegt werden, wenn dafür wichtige Gründe glaubhaft gemacht werden.
Wichtige Gründe sind etwa Krankheit, Urlaub des zuständigen Mitarbeiters oder ein laufender Systemwechsel in der Buchhaltung. Der Grund muss glaubhaft gemacht, nicht bewiesen werden.
Stellen Sie den Antrag schriftlich und innerhalb von 14 Tagen nach Bekanntgabe. Ein Antrag 3 Tage vor Prüfungsbeginn wirkt anders als einer unmittelbar nach der Anordnung.
Die Mitwirkungspflicht
Der Steuerpflichtige hat bei der Feststellung der Sachverhalte mitzuwirken. Er hat insbesondere Auskünfte zu erteilen, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden zur Einsicht und Prüfung vorzulegen und die zum Verständnis erforderlichen Erläuterungen zu geben.
Sind der Steuerpflichtige oder die von ihm benannten Personen nicht in der Lage, Auskünfte zu erteilen, oder sind die Auskünfte unzureichend, kann der Außenprüfer auch andere Betriebsangehörige um Auskunft ersuchen.
Das ist der Punkt, an dem eine unvorbereitete Prüfung ihre Eigendynamik entwickelt. Benennen Sie deshalb 1 Ansprechpartner und stellen Sie sicher, dass er auskunftsfähig ist.
| Punkt | Regel |
|---|---|
| Bekanntzugeben | Prüfungsanordnung, voraussichtlicher Beginn, Namen der Prüfer |
| Zeitpunkt | angemessene Zeit vor Beginn |
| Ausnahme | wenn der Prüfungszweck gefährdet würde |
| Verzicht auf die Frist | durch den Steuerpflichtigen möglich |
| Erweiterte Bekanntgabe | an Gesellschafter, Mitglieder, Überwachungsorgane |
| Verlegung | auf Antrag bei wichtigen Gründen |
| Maßstab | glaubhaft machen, nicht beweisen |
| Empfohlene Antragsfrist | innerhalb von 14 Tagen nach Bekanntgabe |
| Mitwirkung | Auskünfte, Vorlage, Erläuterungen |
| Bei unzureichender Auskunft | Befragung anderer Betriebsangehöriger möglich |
| Vorlageort | Geschäftsräume |
| Ersatzweise | Wohnräume oder Amtsstelle |
| Vorbereitung | 6 bis 10 Stunden je Prüfung |
Der Ort
Die Unterlagen sind in den Geschäftsräumen vorzulegen oder, soweit ein geeigneter Geschäftsraum nicht vorhanden ist, in den Wohnräumen oder an Amtsstelle.
Ein eigener Raum für die Prüfung ist deshalb keine Höflichkeit, sondern eine Steuerungsmöglichkeit. Ohne ihn sitzt der Prüfer dort, wo Gespräche mitgehört werden.
Richten Sie den Raum mit dem ein, was angefordert wurde, und mit nichts weiter. Rechnen Sie 6 bis 10 Stunden Vorbereitung je Prüfung; sie sind die wirtschaftlichste Zeit im gesamten Verfahren.
Quellen
Häufige Fragen
Was muss die Prüfungsanordnung enthalten?
Die Anordnung selbst, den voraussichtlichen Prüfungsbeginn und die Namen der Prüfer.
Kann der Beginn verschoben werden?
Ja, auf Antrag, wenn wichtige Gründe glaubhaft gemacht werden.
Darf der Prüfer Mitarbeiter befragen?
Ja, wenn die benannten Personen keine oder unzureichende Auskünfte erteilen.
Wo sind die Unterlagen vorzulegen?
In den Geschäftsräumen, ersatzweise in den Wohnräumen oder an Amtsstelle.