Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege beträgt seit der Änderung nicht mehr 10, sondern 8 Jahre. Wer weiter nach der alten Zahl räumt, bewahrt 2 Jahre zu lang auf, und wer zu früh löscht, hat ein anderes Problem.
Die drei Fristen
Zehn Jahre gelten für die in Absatz 1 an erster Stelle genannten Unterlagen, also Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen.
Acht Jahre gelten für die in Absatz 1 Nummer 4 aufgeführten Unterlagen, also die Buchungsbelege. Das ist die Frist, die den größten Teil des Bestands betrifft.
Sechs Jahre gelten für die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Fristen zugelassen sind. Kürzere Fristen nach außersteuerlichen Gesetzen lassen die steuerliche Frist unberührt.
Die Lieferscheine
Bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege nach Absatz 1 Nummer 4 sind, endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Erhalt der Rechnung.
Für abgesandte Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, endet sie mit dem Versand der Rechnung. Das ist eine erhebliche Erleichterung und in der Praxis wenig bekannt.
Prüfen Sie deshalb, ob ein Lieferschein tatsächlich Buchungsbeleg ist. Dient er als Grundlage einer Buchung, gilt die Frist von 8 Jahren; dient er das nicht, endet sie mit der Rechnung.
Der Beginn der Frist
Die Frist beginnt nicht mit dem Datum des Belegs, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, das Inventar aufgestellt oder der Abschluss festgestellt wurde.
Für einen Buchungsbeleg aus dem März 2026 beginnt die Frist also am 31. Dezember 2026 und endet nach 8 Jahren mit Ablauf des Jahres 2034. Das sind rund 9 Jahre Gesamtdauer.
Diese Verschiebung ist der Grund, warum eine Löschung nach Belegdatum immer zu früh erfolgt. Eine Löschroutine muss auf das Jahresende und nicht auf den Beleg abstellen.
| Unterlage | Frist |
|---|---|
| Bücher und Aufzeichnungen | 10 Jahre |
| Inventare | 10 Jahre |
| Jahresabschlüsse und Lageberichte | 10 Jahre |
| Eröffnungsbilanz | 10 Jahre |
| Buchungsbelege | 8 Jahre |
| Sonstige Unterlagen | 6 Jahre |
| Kürzere Fristen außersteuerlich | ohne Einfluss auf die steuerliche Frist |
| Empfangener Lieferschein ohne Belegfunktion | bis Erhalt der Rechnung |
| Abgesandter Lieferschein ohne Belegfunktion | bis Versand der Rechnung |
| Fristbeginn | Schluss des Kalenderjahres der letzten Eintragung |
| Beispiel Buchungsbeleg 2026 | Ende der Frist mit Ablauf 2034 |
| Gesamtdauer im Beispiel | rund 9 Jahre |
| Kennzeichnung | bei der Ablage, nicht bei der Löschung |
| Löschlauf | jährlich im Januar, mit Protokoll |
Was das für die Ablage bedeutet
Drei Aufbewahrungsklassen statt einer. Wer alles 10 Jahre aufbewahrt, ist rechtlich sicher und speichert bei einem Bestand von 500 Gigabyte über Jahre erheblich mehr als nötig.
Eine Kennzeichnung je Dokumentart bei der Ablage, nicht bei der Löschung. Nachträglich lässt sich bei 80.000 Dokumenten nicht mehr feststellen, welches ein Buchungsbeleg war.
Und ein jährlicher Löschlauf im Januar mit Protokoll. Das Protokoll ist der Nachweis, dass gelöscht wurde, weil die Frist abgelaufen war, und nicht, weil etwas verschwinden sollte.
Quellen
Häufige Fragen
Wie lange sind Buchungsbelege aufzubewahren?
Acht Jahre. Für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse gelten weiterhin zehn Jahre.
Wann beginnt die Frist?
Mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Abschluss festgestellt wurde.
Was gilt für Lieferscheine?
Ohne Belegfunktion endet die Frist mit Erhalt beziehungsweise Versand der Rechnung.
Warum keine Löschung nach Belegdatum?
Weil die Frist erst zum Jahresende beginnt. Eine Löschung nach Belegdatum erfolgt immer zu früh.