Eine Absage zwei Stunden vor dem Termin ist ohne Warteliste ein Verlust und mit Warteliste eine Chance. Der Unterschied ist eine Liste und eine Nachricht.
Was Absagen kosten
Rechnen Sie in Kabinenzeit. Eine abgesagte Behandlung von 60 Minuten blockiert 60 Minuten, die kurzfristig kaum neu zu vergeben sind.
Bei 2 Kabinen, 8 Stunden Öffnung und 5 Tagen sind das 80 Kabinenstunden je Woche und rund 3.500 im Jahr. Eine Absagequote von 6 Prozent entspricht 210 Stunden, also mehr als 5 Arbeitswochen.
Wenn davon die Hälfte über eine Warteliste neu besetzt wird, sind das 105 Stunden zurückgewonnen. Bei einem Stundensatz von 60 Euro ist das eine Größenordnung, die jede Einrichtung trägt.
| Punkt | Wert |
|---|---|
| 2 Kabinen, 8 Stunden, 5 Tage | 80 Kabinenstunden je Woche |
| Im Jahr | rund 3.500 Stunden |
| Absagequote 6 Prozent | 210 Stunden, über 5 Arbeitswochen |
| Bei halber Neubesetzung | 105 Stunden zurückgewonnen |
| Je Eintrag | Behandlung, Wochentage, Zeitfenster, Kontaktweg |
| Erfassung | rund 30 Sekunden |
| Länge der Liste | 20 bis 40 Einträge |
| Automatische Löschung | nach 8 Wochen |
| Benachrichtigung | an alle passenden Einträge gleichzeitig |
| Vergabe | wer zuerst zusagt |
| Rechtliche Einordnung | reine Benachrichtigung ist keine Werbung |
| Zusätzlich | Erinnerung 48 Stunden vorher mit Absagemöglichkeit |
| Auswertung | Absagen und Ausfälle getrennt zählen |
Wie die Liste aufgebaut wird
Je Kundin: gewünschte Behandlung, mögliche Wochentage, mögliche Zeitfenster, Kontaktweg. Vier Angaben, in 30 Sekunden bei der Terminvergabe erfasst.
Halten Sie die Liste kurz. Zwanzig bis 40 Einträge sind genug, um fast jede Lücke zu füllen, und eine Liste mit 200 Namen wird nicht gepflegt.
Löschen Sie Einträge nach 8 Wochen automatisch. Eine Wartelistenanfrage, die 6 Monate alt ist, führt zu Anrufen bei Kundinnen, die längst einen Termin hatten.
Die Benachrichtigung
Sobald ein Termin frei wird, eine Nachricht an alle passenden Einträge gleichzeitig, mit dem konkreten Zeitpunkt und einer Frist zur Rückmeldung.
Wer zuerst zusagt, bekommt den Termin. Das ist einfach, nachvollziehbar und verhindert die Reihenfolge nach Telefonlisten, bei der 6 Anrufe für einen Termin nötig sind.
Eine reine Benachrichtigung über einen frei gewordenen Termin, um den die Kundin selbst gebeten hat, ist keine unerbetene Werbung. Sobald ein Angebot anhängt, ändert sich das, und dann gelten die Regeln für Werbung per elektronischer Post.
Was zusätzlich wirkt
Eine Erinnerung 48 Stunden vor jedem Termin, mit Absagemöglichkeit. Sie erzeugt Absagen früh genug, um sie über die Warteliste zu füllen, statt spät genug, um sie zu verlieren.
Eine Stornoregelung, die vorher sichtbar ist. Eine Pauschale ist unwirksam, wenn sie den gewöhnlich zu erwartenden Schaden übersteigt oder wenn der Nachweis eines geringeren Schadens nicht ausdrücklich gestattet wird.
Und die Auswertung: Absagen und Ausfälle getrennt zählen. Steigen die Absagen und sinken die Ausfälle, arbeitet das System genau richtig, auch wenn die Gesamtzahl der Änderungen zunimmt.
Quellen
Häufige Fragen
Was kostet eine Absagequote von 6 Prozent?
Bei 2 Kabinen und 3.500 Kabinenstunden im Jahr rund 210 Stunden, also über 5 Arbeitswochen.
Wie lang sollte die Warteliste sein?
20 bis 40 Einträge. Eine Liste mit 200 Namen wird nicht gepflegt.
Wie wird der Termin vergeben?
An alle passenden Einträge gleichzeitig, und wer zuerst zusagt, bekommt ihn.
Ist die Benachrichtigung Werbung?
Eine reine Benachrichtigung über einen erbetenen Termin nicht. Sobald ein Angebot anhängt, gelten die Regeln für Werbung.