Ein Anamnesebogen mit der Frage nach Vorerkrankungen erzeugt Daten, für die strengere Regeln gelten als für Name und Bankverbindung. Die meisten Studios behandeln beides gleich.
Die besondere Kategorie
Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich untersagt und nur zulässig, wenn ein gesetzlicher Ausnahmetatbestand greift.
Für nichtöffentliche Stellen ist die Verarbeitung abweichend zulässig, wenn sie unter anderem erforderlich ist, um Rechte aus dem Recht der sozialen Sicherheit auszuüben, oder zum Zweck der Gesundheitsvorsorge, der medizinischen Diagnostik, der Versorgung oder Behandlung im Gesundheits- oder Sozialbereich.
Ein Fitnessstudio fällt in aller Regel unter keinen dieser Tatbestände. Die tragfähige Grundlage ist deshalb fast immer die ausdrückliche Einwilligung des Mitglieds.
Was daraus für den Anamnesebogen folgt
Die Einwilligung muss ausdrücklich sein, sich auf den konkreten Zweck beziehen und freiwillig erteilt werden. Freiwillig heißt: Der Vertrag darf nicht davon abhängen.
Trennen Sie deshalb 2 Formulare. Das erste enthält die Vertragsdaten und ist Pflicht. Das zweite enthält die Gesundheitsangaben und ist freiwillig, mit eigener Unterschrift.
Fragen Sie nur ab, was Sie verwenden. Eine Frage nach Medikamenten, die niemand auswertet, erzeugt eine Verarbeitung ohne Zweck, und genau daran scheitert die Rechtfertigung.
| Punkt | Regel |
|---|---|
| Einordnung | besondere Kategorie personenbezogener Daten |
| Grundsatz | Verarbeitung untersagt |
| Ausnahme für nichtöffentliche Stellen | soziale Sicherheit, Gesundheitsvorsorge, Diagnostik, Versorgung |
| Für Studios einschlägig | in aller Regel keiner dieser Tatbestände |
| Tragfähige Grundlage | ausdrückliche Einwilligung |
| Freiwilligkeit | der Vertrag darf nicht davon abhängen |
| Formular 1 | Vertragsdaten, Pflicht |
| Formular 2 | Gesundheitsangaben, freiwillig, eigene Unterschrift |
| Datenminimierung | nur abfragen, was ausgewertet wird |
| Zugriff | nur aufgabenbezogen |
| Technisch | getrennte Berechtigungen statt Sammelzugang |
| Löschung | Gesundheitsangaben nach Ende der Mitgliedschaft |
| Getrennt davon | steuerliche Aufbewahrung der Vertragsdaten |
| Biometrie | ebenfalls besondere Kategorie, Alternative anbieten |
Zugriff und Aufbewahrung
Zugriff nur für Personen, die die Angaben für ihre Aufgabe brauchen. Der Empfang braucht sie nicht, die Trainingsfläche in Teilen, die Kursleitung meist gar nicht.
Technisch heißt das getrennte Berechtigungen im System, nicht ein gemeinsamer Zugang für alle 14 Beschäftigten. Ein gemeinsamer Zugang macht jede spätere Auskunft über Zugriffe unmöglich.
Und eine Löschfrist. Gesundheitsangaben eines ausgetretenen Mitglieds sind nach Ende der Mitgliedschaft in aller Regel nicht mehr erforderlich; die Vertragsdaten unterliegen dagegen den steuerlichen Aufbewahrungsfristen. Beides ist getrennt zu behandeln.
Die weiteren Systeme
Zugangssysteme mit Fingerabdruck oder Gesichtserkennung verarbeiten biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung. Auch das ist eine besondere Kategorie.
Bieten Sie deshalb immer eine gleichwertige Alternative an, etwa eine Karte. Ohne Alternative ist die Einwilligung nicht freiwillig, und ohne freiwillige Einwilligung fehlt die Grundlage.
Führen Sie ein Verzeichnis der Verarbeitungen mit Zweck, Kategorien, Empfängern und Fristen. Bei einem Studio sind das erfahrungsgemäß 8 bis 12 Verarbeitungen, und die Erstellung dauert rund 4 Stunden.
Quellen
Häufige Fragen
Sind Gesundheitsangaben normale Mitgliederdaten?
Nein. Sie gehören zu den besonderen Kategorien, deren Verarbeitung grundsätzlich untersagt ist.
Welche Grundlage trägt im Studio?
In aller Regel nur die ausdrückliche und freiwillige Einwilligung.
Darf der Vertrag von den Angaben abhängen?
Nein. Dann wäre die Einwilligung nicht freiwillig.
Was gilt für Zugang per Fingerabdruck?
Biometrische Daten sind ebenfalls eine besondere Kategorie. Es braucht eine gleichwertige Alternative.