Eine Ausweiskopie für eine Probefahrt ist der häufigste Datenschutzfehler im Autohaus. Sie ist in vielen Fällen nicht erforderlich, und wenn doch, gehört sie nach kurzer Zeit gelöscht.
Was für die Probefahrt erforderlich ist
Name, Anschrift, Führerscheindaten und der Zeitraum der Überlassung. Vier Angaben, die den Zweck abdecken: die Identifizierung des Fahrers und die Zuordnung im Schadensfall.
Eine vollständige Kopie des Ausweises geht darüber hinaus. Prüfen Sie, ob eine Sichtprüfung mit Notiz der Nummer den Zweck ebenso erfüllt, denn dann ist die Kopie nicht erforderlich.
Wenn eine Kopie angefertigt wird, gehört sie in eine geschützte Ablage und nicht in den Ordner am Verkaufstresen. Eine Ausweiskopie ist ein Dokument, das für Identitätsmissbrauch geeignet ist.
Die Löschung
Löschen Sie, wenn der Zweck entfällt. Bei einer Probefahrt ohne Schaden ist das spätestens wenige Wochen nach der Rückgabe, weil danach kein Zweck mehr besteht.
Orientieren Sie sich bei möglichen Ansprüchen an der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren. Diese Frist rechtfertigt aber nicht die Aufbewahrung jeder Probefahrt, sondern nur der Fälle mit einem Vorkommnis.
Legen Sie deshalb zwei Ablagen an: Probefahrten ohne Vorkommnis mit kurzer Frist, Probefahrten mit Vorkommnis mit längerer. Bei 400 Probefahrten im Jahr sind das rund 395 Vorgänge in der ersten Ablage.
| Punkt | Wert |
|---|---|
| Für die Probefahrt erforderlich | Name, Anschrift, Führerscheindaten, Zeitraum |
| Zu prüfen | ob eine Sichtprüfung die Kopie ersetzt |
| Wenn Kopie | geschützte Ablage, nicht am Verkaufstresen |
| Löschung ohne Vorkommnis | wenige Wochen nach der Rückgabe |
| Bei Vorkommnis | orientiert an 3 Jahren Verjährung |
| Zwei Ablagen | mit und ohne Vorkommnis |
| Bei 400 Probefahrten | rund 395 Vorgänge mit kurzer Frist |
| Werkstattauftrag | Fahrzeug, Kunde, Auftragsinhalt, Kilometerstand |
| Aufbewahrung | 3 Jahre, Rechnungen nach Steuerrecht länger |
| Fahrzeugdaten | nur soweit der Auftrag es erfordert |
| Alltagsmangel 1 | einsehbarer Bildschirm |
| Alltagsmangel 2 | Unterlagen offen auf dem Tresen |
| Alltagsmangel 3 | Zugriffsrechte nach Personalwechsel |
Der Werkstattauftrag
Er enthält Fahrzeugdaten, Kundendaten, Auftragsinhalt und Kilometerstand. Diese Angaben sind für die Durchführung und die spätere Gewährleistung erforderlich.
Die Aufbewahrung orientiert sich an der Verjährung möglicher Ansprüche, also an drei Jahren, und an steuerlichen Fristen für die Rechnung, die länger sind. Prüfen Sie beide Kategorien getrennt.
Ortungs- und Fahrzeugdaten aus dem Fahrzeug sind ein eigener Fall. Was aus einem Fahrzeug ausgelesen wird, gehört nur insoweit erhoben, wie es der Auftrag erfordert, und nicht vollständig, weil es technisch möglich ist.
Die Punkte, die im Alltag scheitern
Der Bildschirm am Empfang, der von der Kundenseite einsehbar ist. Mit einer Blickschutzfolie oder einem gedrehten Monitor gelöst, und dennoch der häufigste sichtbare Mangel.
Aufträge und Ausweiskopien auf dem Tresen, während der nächste Kunde davorsteht. Eine Offenlegung ohne Grundlage, und sie passiert täglich.
Und Zugriffsrechte im System. Legen Sie 3 bis 4 Rollen an, geben Sie Personen Rollen statt Einzelrechte und prüfen Sie bei jedem Personalwechsel. Ein Zugang, der nach dem Austritt aktiv bleibt, ist am schwersten zu erklären.
Quellen
Häufige Fragen
Braucht man eine Ausweiskopie für die Probefahrt?
Prüfen Sie, ob eine Sichtprüfung mit Notiz der Nummer den Zweck ebenso erfüllt. Dann ist die Kopie nicht erforderlich.
Wann ist zu löschen?
Wenn der Zweck entfällt, bei einer Probefahrt ohne Vorkommnis wenige Wochen nach der Rückgabe.
Wie lange bleibt ein Werkstattauftrag?
Orientiert an der Verjährung von 3 Jahren; Rechnungen unterliegen längeren steuerlichen Fristen.
Was scheitert im Alltag am häufigsten?
Einsehbare Bildschirme, offen liegende Unterlagen und Zugriffsrechte nach einem Personalwechsel.