Der häufigste Irrtum in der Vergabe ist, dass der niedrigste Preis gewinnen muss. Er gewinnt nur dann, wenn die Kriterien so gesetzt sind, dass nichts anderes zählt.
Der Maßstab
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Das wirtschaftlichste Angebot bestimmt sich nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis.
Bei der Ermittlung können neben dem Preis oder den Kosten auch qualitative, umweltbezogene oder soziale Aspekte berücksichtigt werden. Der Preis ist damit ein Kriterium unter mehreren.
Grundlage ist eine Bewertung, inwieweit das Angebot die festgelegten Zuschlagskriterien erfüllt. Die Kriterien müssen mit dem Auftragsgegenstand verbunden sein, wirksamen Wettbewerb sichern und eine wirksame Überprüfung der Angebote ermöglichen.
Was daraus für die Ausschreibung folgt
Die Kriterien und ihre Gewichtung gehören vorher festgelegt und bekanntgemacht. Eine Gewichtung, die erst nach Öffnung der Angebote entsteht, ist angreifbar.
Drei bis 5 Kriterien sind praktikabel. Mehr erzeugt eine Bewertung, die niemand nachvollziehen kann, und Nachvollziehbarkeit ist ausdrücklich gefordert.
Formulieren Sie sie messbar. Ein Kriterium wie Qualität der Ausführung ist ohne Bewertungsmaßstab nicht überprüfbar; eines wie Referenzen mit vergleichbarer Bauaufgabe in den letzten 5 Jahren ist es.
| Punkt | Vorgabe oder Wert |
|---|---|
| Maßstab | das wirtschaftlichste Angebot |
| Bestimmung | bestes Preis-Leistungs-Verhältnis |
| Zusätzlich möglich | qualitative, umweltbezogene oder soziale Aspekte |
| Anforderungen an Kriterien | Verbindung zum Auftragsgegenstand, Wettbewerb, Überprüfbarkeit |
| Festlegung | vorher und bekanntgemacht |
| Zahl der Kriterien | 3 bis 5 |
| Formulierung | messbar, nicht wertend |
| Beispiel | Referenzen mit vergleichbarer Bauaufgabe in 5 Jahren |
| Leistungsbeschreibung | 20 bis 40 Stunden für ein mittleres Gewerk |
| Prüfreihenfolge | rechnerisch, technisch, wirtschaftlich |
| Auffällig niedriges Angebot | aufklären, nicht automatisch ausschließen |
| Bewertungsmatrix | bei 5 Bietern und 4 Kriterien 20 Bewertungen |
Die Leistungsbeschreibung
Sie ist der Teil, der über die Vergleichbarkeit entscheidet. Eine Beschreibung, die Spielraum lässt, erzeugt Angebote, die sich nicht vergleichen lassen, und dann bleibt am Ende doch nur der Preis.
Rechnen Sie 20 bis 40 Stunden für eine vollständige Leistungsbeschreibung eines mittleren Gewerks. Das ist der Aufwand, der die spätere Bewertung überhaupt erst ermöglicht.
Und halten Sie den Stand fest, auf dem die Ausschreibung beruht. Eine Änderung danach ist ein Nachtrag im Verhältnis zum Auftraggeber und eine Nachtragsforderung im Verhältnis zum ausführenden Betrieb.
Die Prüfung der Angebote
Rechnerisch, technisch, wirtschaftlich, in dieser Reihenfolge. Ein Angebot, das rechnerisch nicht stimmt, muss nicht technisch geprüft werden.
Ein auffällig niedriges Angebot gehört aufgeklärt, nicht automatisch ausgeschlossen. Der Unterschied zwischen einem gut kalkulierten und einem unauskömmlichen Angebot ist genau die Frage, die die Aufklärung beantwortet.
Dokumentieren Sie die Bewertung je Kriterium und je Bieter. Bei 5 Bietern und 4 Kriterien sind das 20 Bewertungen, und diese Matrix ist die Grundlage jeder späteren Auseinandersetzung.
Rechnen Sie den Zeitbedarf ein: rund 45 Minuten je Angebot für die rechnerische und technische Prüfung, dazu 30 Minuten für die Bewertungsmatrix. Bei 5 Bietern und 6 Gewerken sind das 30 Angebote und rund 27 Stunden je Projekt, allein für die Angebotsprüfung. Wer diese Zeit nicht einplant, prüft am Ende nur den Preis, und dann war die ganze Kriterienarbeit vergeblich.
Quellen
Häufige Fragen
Gewinnt immer das billigste Angebot?
Nein. Der Zuschlag geht auf das wirtschaftlichste Angebot, bestimmt nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis.
Was darf neben dem Preis zählen?
Qualitative, umweltbezogene und soziale Aspekte, sofern die Kriterien mit dem Auftragsgegenstand verbunden und überprüfbar sind.
Wie viele Kriterien sind sinnvoll?
Drei bis fünf, messbar formuliert und vorher bekanntgemacht.
Was tun bei einem auffällig niedrigen Angebot?
Aufklären, nicht automatisch ausschließen.