Ein Nachtrag entsteht nicht aus zusätzlicher Arbeit, sondern aus einer belegbaren Abweichung von einem belegbaren Stand. Wer den Ausgangsstand nicht dokumentiert hat, hat keine Abweichung, sondern eine Behauptung.
Die Voraussetzung
Ein dokumentierter Planstand mit Datum und Freigabe. Ohne ihn lässt sich nicht zeigen, was vereinbart war, und damit auch nicht, was davon abweicht.
Die Freigabe ist der entscheidende Teil. Ein Planstand, den niemand freigegeben hat, ist ein Zwischenstand, und eine Änderung daran ist keine Änderung, sondern Fortschritt.
Rechnen Sie 20 Minuten je Phasenabschluss für Vermerk, Planstand und Freigabe. Bei 9 Phasen sind das 3 Stunden je Projekt, und sie sind die Grundlage jedes späteren Nachtrags.
Der Ablauf bei einer Änderung
Erstens: Änderung schriftlich festhalten, mit Datum, Veranlasser und Beschreibung. Zweitens: Auswirkung auf Leistung, Termin und Honorar benennen. Drittens: Zustimmung einholen, bevor die Arbeit beginnt.
Der dritte Schritt entscheidet. Eine Änderung, die ausgeführt und danach abgerechnet wird, ist eine Forderung; eine, die vorher zugestimmt wurde, ist eine Vereinbarung.
Ein Nachtragsformular mit 6 Feldern löst das im Alltag: Datum, Veranlasser, Beschreibung, Auswirkung auf Termine, Honorarfolge, Unterschrift. Ausfüllzeit rund 10 Minuten.
Warum es so oft unterbleibt
Weil eine Änderung im Gespräch entsteht und dort klein wirkt. Erst die Summe vieler kleiner Änderungen erzeugt den Aufwand, der am Ende nicht abgerechnet werden kann.
Rechnen Sie es durch: 12 kleine Änderungen à 3 Stunden sind 36 Stunden je Projekt. Bei 20 Projekten im Jahr sind das 720 Stunden, also mehr als eine halbe Stelle.
Diese Rechnung ist der einzige Grund, den ein Team braucht. Ein Nachtragsformular ist kein Misstrauen gegenüber dem Bauherrn, sondern die Grundlage einer Kalkulation, die aufgeht.
| Punkt | Wert |
|---|---|
| Voraussetzung | dokumentierter Planstand mit Datum und Freigabe |
| Entscheidender Teil | die Freigabe |
| Aufwand je Phasenabschluss | rund 20 Minuten |
| Bei 9 Phasen | rund 3 Stunden je Projekt |
| Schritt 1 | Änderung schriftlich mit Datum und Veranlasser |
| Schritt 2 | Auswirkung auf Leistung, Termin, Honorar |
| Schritt 3 | Zustimmung vor Beginn der Arbeit |
| Formular | 6 Felder, rund 10 Minuten Ausfüllzeit |
| Beispielrechnung | 12 Änderungen à 3 Stunden gleich 36 Stunden |
| Bei 20 Projekten | 720 Stunden, mehr als eine halbe Stelle |
| Ebenfalls festzuhalten | die Terminfolge einer Änderung |
| Nachtragsliste | laufende Nummer, Datum, Honorarfolge, Terminfolge |
Die Verbindung zur Abnahme
Änderungen nach Abschluss einer Phase verschieben regelmäßig auch den Fertigstellungstermin. Halten Sie das im Nachtrag fest, sonst wird aus einer Änderung ein Verzug.
Die Abnahme selbst hängt an der Fertigstellung: Der Unternehmer kann nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme setzen, und bei einem Verbraucher tritt die fiktive Abnahme nur mit einem Hinweis auf die Folgen in Textform ein.
Führen Sie deshalb eine Nachtragsliste je Projekt mit laufender Nummer, Datum, Honorarfolge und Terminfolge. Vier Spalten, die bei der Schlussrechnung die gesamte Diskussion ersparen.
Quellen
Häufige Fragen
Was ist die Voraussetzung für einen Nachtrag?
Ein dokumentierter und freigegebener Planstand. Ohne ihn gibt es keine belegbare Abweichung.
Wann wird die Zustimmung eingeholt?
Vor Beginn der Arbeit. Danach ist es eine Forderung statt einer Vereinbarung.
Warum unterbleibt das so oft?
Weil jede einzelne Änderung klein wirkt. 12 Änderungen à 3 Stunden sind aber 36 Stunden je Projekt.
Was gehört in die Nachtragsliste?
Laufende Nummer, Datum, Honorarfolge und Terminfolge.